Guide général d'utilisation du HCR 3.0
Ce guide a été conçu spécifiquement pour les registraires locaux.
Voici les premières étapes à suivre avant de débuter vos inscriptions en ligne ou commencer à travailler avec le logiciel HCR 3.0
1. Paramètres
1.1. Paramètres régionaux
À cet endroit vous pouvez choisir la ou les langues que vous désirez utiliser dans votre organisation.
Si vous choisissez les deux langues vous devrez à certains endroits de la plateforme surtout pour l’inscription en ligne, indiquer du texte en français et anglais. Si vous choisissez une seule langue alors vous n’aurez qu’à entrer une seule langue.
Taxes
Pour le moment, cette fonctionalité est désactivé. Veuillez inclure vos frais incluants les taxes si applicable.
Réglage de devises
La devise est par défaut en $ Canadien.
1.2 Comptes marchands
Les comptes marchands actifs dans le HCR 2.0 ont été automatiqment activé et transféré dans le HCR 3.0
Pour les organisations désirant s’ouvir un nouveau compte marchand, veuillez cliquer sur l’onglet Compte marchand et ensuite cliquer sur + Créer.
Paramètres > Organisation > Compte Marchand → + Créer
Le processus de création d’un nouveau compte marchand Paysafe est intégrée au HCR 3.0 et prend moins de 24h à être actif
2. Gestion de votre organisation
Comment accéder à son organisation? Dès que vous entrez dans la plateforme, vous devriez voir votre organisation. Si toutefois vous avez accès à plusieurs organisations, vous aurez plusieurs cases.
2.1. Changer d’organisation
Pour les utilisateurs ayant accès à la gestion de plusieurs organisation, pour accéder à une organisation, vous devez cliquer sur Changer l’organisation et cliquer sur l’organisation recherchée.
Changer organisation> Recherchez > Sélectionnez en cliquant sur Gérer
Pour valider que vous avez bien changé d’organisation, le logo ainsi que le nom de l’organisation devrait avoir changé en haut à gauche de l'écran sous le logo de Hockey Canada.
Vous pouvez aussi cliquer sur Organisation. Vous constaterez que le nom et les informations de l’organisation ont changés.
2.2. Informations générales
Vous devez aller dans votre organisation et dans Général ajouter ou modifier les informations de votre organisation.
Vous remarquerez qu’il y a des champs obligatoires à remplir. Dès que les informations seront entrées, vous n’avez qu’à cliquer sur Enregistrer.
Vidéo tutoriel
2.3. Utilisateurs
Dans cet onglet, vous pouvez voir qui a des droits dans le HCR 3.0 de votre organisation et leur rôle (droits). Vous remarquerez également qu’il y a une colonne Actif à cet endroit, vous pourrez voir : Actif, Expiré, Inactif.
L’onglet Ajouter sera accessible seulement aux super-utilisateurs HCR.
Vidéo tutoriel
2.4. Personnel (Administrateurs – Bénévoles)
À cet endroit, vous devez entrer tous ceux et celles qui ne sont inscrits sur un formulaire d’équipe:
Administrateurs (ex. : président, vice-président, etc.), Bénévoles (directeur atome, responsable de la musique, responsable Covid-19).
C’est important d’entrer toute personne qui a un poste afin de garder les archives souvent demandées quand nous désirons soit fêter celle-ci (année d’expérience).
Pour vérifier et valider les antécédents judiciaires, vous devez ajouter un participant existant. Pour de plus amples information, veuillez aller à la section gestion des participants.
Vidéo tutoriel
ÉTAPE POUR L’INSCRIPTION EN LIGNE
Avant de pouvoir créer votre inscription en ligne, vous devez d’abord configurer votre catalogue.
3. Catalogue
Il y a 3 sections dans le catalogue :
Finances
Produits et services
Formulaires
3.1. Section « Finance »
Nous vous suggérons de commencer par la section « Finances » en créant vos rabais.
Vous cliquez sur « Catalogue > Finances > Rabais
3.1.1. Rabais
Vous cliquez ensuite sur + Ajouter
Le dialogue suivant apparaît :
Vous sélectionnez dans Type « Multiples participants ». Vous choisissez votre mode de rabais ($ ou %) et cliquez sur → Enregistrer
La fenêtre suivante vous permet de définir vos rabais.
Vous cliquez ensuite sur → Enregistrer
Vous allez maintenant voir les rabais que vous avez créés. Veuillez noter que vous n'êtes pas obligé d'ajouter un rabais à votre inscription en ligne. Un rabais va apparaître pour le parent seulement s’il inscrit le deuxième et suivant enfant en même temps (c’était aussi comme ça dans le HCR 2.0).
Vidéo tutoriel
3.1.2. Onglet « Versements »
Ensuite dans la section Finance vous allez créer vos versements.
Puis cliquez sur → + Ajouter
Vous allez voir dialogue suivant :
Vous indiquez le nom pour vos versements, le paiement initial que vous désirez (important le montant est en %). Vous choisissez le nombre de versements et la date pour chacun des versements que vous désirez par la suite (important le montant est toujours en %).