FAQ - Questions de HCR
Section Organisation :
Q : Comment devons-nous créer des rôles ?
R : Hockey Canada créera une liste de rôles qui comprendra les permissions associées à ce rôle.
Q : Les AHM ne peuvent pas simplement ajouter des organisations ou de nouveaux utilisateurs, n'est-ce pas ? Y a-t-il une sorte de processus d'approbation ?
R : Oui, seules les membres seront en mesure de créer des utilisateurs. Un registraire devra se rendre à son bureau de région ou à son membre (branche) pour obtenir l'approbation.
Q : Pouvez-vous ajouter un titre ou un rôle supplémentaire s'il n'existe pas dans les menus déroulants ? par exemple, planificateur des glaces ou directeur général.
R : Oui, vous pouvez créer de nouveaux rôles, vous devez vous adresser à votre membre (branche).
Q : Comment puis-je modifier mon adresse électronique dans les paramètres de Mon compte, comment cela se passe-t-il ?
R : Pour modifier votre adresse électronique, cliquez sur Paramètres, ce qui vous amènera à Mon compte. Sélectionnez Editer sur la ligne Email. Le système enverra un courriel de confirmation avec un code à votre nouvelle adresse électronique pour s'assurer qu'il n'y a pas eu de modification non autorisée. Une fois la nouvelle adresse électronique définie, vous devez vous connecter avec le même mot de passe.
Q : En tant que MHA avec une zone AAA et une catégorie AA-basse, il y a actuellement 2 logins différents pour HCR. Est-ce que les deux apparaîtront sous mon profil ou y aura-t-il deux logins distincts ?
R : Un seul login sera utilisé, et vous pourrez passer d'une organisation à l'autre. Le système détectera vos droits et rôles pour chaque organisation.
Q : Lorsque vous ajoutez un nouveau rôle, le nouvel utilisateur est-il notifié avec ses instructions d'accès ?
R : Oui, lorsqu'un nouvel utilisateur est créé, il reçoit une notification par courrier électronique.
Q : Lorsque vous créez l'organisation et qu'il y a un endroit pour mettre les adresses pour le MHA, y a-t-il une option pour exporter afin que nous puissions utiliser ces informations pour un mailing ou un envoi d'email à ces personnes ?
R : Oui, ce sera prêt pour le déploiement national.
Q : Les registraires HCR n'ont pas la possibilité d'ajouter un utilisateur. Ont-ils la possibilité d'ajouter un personnel et si oui, cela peut-il être désactivé afin que la Direction puisse contrôler qui a accès au système HCR ?
R : Oui, tout dépend de l'accès accordé à chaque utilisateur. Si une branche n'accorde pas l'accès à cette section, elle ne pourra pas ajouter d'utilisateurs.
Q : Est-il impératif de constituer son personnel comme son président, et de s'enregistrer ?
R : Le personnel n'est pas obligatoire, c'est à votre association de décider comment gérer cela, mais si elle a besoin d'un CRC, c'est un bon moyen de le gérer.
Q : Si je gère un seul centre, dois-je me déconnecter et me reconnecter ?
R : Non, vous pouvez tout gérer à partir d'une seule connexion.
Q : Si un membre existe déjà et qu'il est ajouté en tant qu'utilisateur, recevra-t-il un courriel lui indiquant qu'il a désormais accès à l'information, semblable à celui qu'il recevrait lors de l'ajout d'un nouveau membre dans un rôle ?
R : Correct, vous ne verrez que l'organisation supplémentaire dans mon tableau de bord et ne recevrez pas de second courriel.
Section du catalogue :
Q : Les renonciations / questionnaires existants seront-ils transférés vers la nouvelle plateforme ?
R : Toutes les dérogations seront transférées vers la nouvelle plateforme, mais les questionnaires ne seront pas transférés car le nouveau format de questionnaire est radicalement différent, vous devrez les recréer dans HCR 3.0.
Veuillez noter que seules les dérogations créées par votre organisation seront visibles dans votre compte. Toutes les dérogations obligatoires de Hockey Canada, des organes directeurs provinciaux (y compris la loi de Rowan) et des bureaux de district seront automatiquement appliquées aux inscriptions mais ne seront pas directement visibles dans votre compte.
Q : Pouvez-vous lier le message qui s'affiche à une autre page ?
R : Oui, vous pouvez avoir un lien HTML.
Q : Y a-t-il une section où nous pouvons voir les dérogations qui ont été appliquées par la branche, le bureau de district ou d'autres organes directeurs ?
R : Si vous êtes un MHA, vous ne pouvez voir que vos dérogations. Nous vous suggérons de contacter la branche, le bureau de district pour vous fournir les dérogations qui seront ajoutées pour la saison.
Q : Sous l'onglet "Sexe", s'agit-il uniquement d'un homme et d'une femme ou existe-t-il une troisième option ?
R : Oui, nous avons une troisième option qui est "X".
Q : Le paiement initial doit-il être un pourcentage ?
R : S'il y a un versement, les frais d'adhésion seront toujours facturés en premier en tant que montant total. Ensuite, nous passons au versement des frais d'inscription à la MHA. C'est là que le pourcentage entre en jeu, car c'est ainsi que nous convertissons le reste de l'argent qui est dû pour chaque versement.
Les versements échelonnés ne sont disponibles que pour les frais d'inscription, pas pour les frais d'adhésion.
Q : Les frais d'inscription de la saison en cours pour notre association étaient de 600 $. Pour l'année prochaine, si nous demandons les mêmes frais aux joueurs, dois-je entrer 600 $ comme frais ou déduire les frais d'adhésion que vous avez mentionnés ? Je suis confus lorsque vous dites que les frais d'adhésion sont automatiquement ajoutés. Voulez-vous dire qu'elles sont ajoutées pour chaque joueur lorsqu'il passe à la caisse ?
R : Dans ce cas précis, disons que la cotisation annuelle du joueur est fixée à 23,80 $. L'AHM entre 600 $ lorsqu'elle crée cette catégorie d'inscription. Le système affichera en dessous 23,80 $ pour les frais d'adhésion. Une fois la catégorie créée, vous verrez que les frais d'inscription créés sont de 576,20 $ (600 $ - 23,80 $).
Le parent verra 600 $ lorsqu'il s'inscrira en ligne (il ne verra pas la ventilation des différents montants). Vous recevrez la totalité des 600 $, moins les frais du commerçant (frais de carte de crédit et frais de plate-forme). Les frais d'adhésion sont établis de cette façon uniquement à titre d'outil de rapport.
Q : Je suppose que hockey canada ajoutera ses frais d'assurance et d'évaluation, que la FHO ajoutera ses frais d'évaluation et que le membre partenaire (OMHA/Alliance, etc.) ajoutera ses frais d'évaluation. Ces frais seront ensuite ajoutés aux frais d'inscription de base de la MHA ?
R : Oui, c'est ce que nous appelons les frais d'adhésion dans le HCR 3.0. Ces montants seront saisis au début de la saison par votre organisation de haut niveau et seront ensuite automatiquement ajoutés à vos frais d'inscription.
Q : Une branche ou un district peut-il ajouter une question à une inscription en ligne MHA ?
R : Non, nous avons recommandé de demander au MHA d'ajouter cette question spécifique, si nécessaire, à leur questionnaire.
Q : Le système est-il assez intelligent pour offrir une réduction aux seuls joueurs de l'année dernière ?
R : C'est une excellente idée. La plateforme sera fournie avec un concept de code promo. Celui-ci pourrait être utilisé pour le matériel de promotion et de marketing destiné aux membres. Nous ne pouvons pas garantir que cela sera fait pour le lancement de juin mais cela sera inclus dans la feuille de route de développement pour l'avenir.
Q : Les frais d'inscription anticipée peuvent-ils être une valeur négative, afin d'ajouter une réduction pour les inscriptions anticipées ?
R : Non, vous devez créer une remise pour inscription anticipée dans la section catalogue, puis dans la rubrique frais d'inscription. Vous pouvez ensuite ajouter une date d'expiration afin que les membres ne puissent pas choisir cette remise après une certaine date.
Q : Ce lien est destiné à ce magasin spécifique, n'est-ce pas ? Cela signifie-t-il que le lien d'enregistrement sera différent chaque saison ?
R : Chaque année, nous vous recommandons de créer un magasin pour cette saison spécifique. Cela vous aidera à établir des rapports précis année après année. Le magasin est public sur votre page d'organisation. Celle-ci est générée par le système. Nous vous recommandons de toujours utiliser l'URL de votre page d'organisation pour votre marketing.
Q : En ce qui concerne le rabais pour les enfants multiples. Le système ajustera-t-il le rabais en fonction de l'inscription la plus chère ou de l'ordre d'inscription des membres ?
R : Oui, le système sélectionnera toujours l'enregistrement le plus cher en premier, puis le deuxième, puis le troisième, etc.
Q : Peut-on laisser la date en blanc pour une remise à durée indéterminée ?
R : Oui, vous pouvez absolument le faire ! Il n'y a aucune obligation de fixer une date de fin pour une remise.
Q : En ce qui concerne le questionnaire, est-il possible de suivre un ordre logique ?
R : Lorsque vous créez un questionnaire, vous pouvez créer vos questions, puis les intervertir dans un ordre logique/chronologique. Vous pouvez également modifier l'ordre de vos questions après coup en retournant dans le questionnaire.
Q : L'OMHA peut-il avoir la possibilité d'ajouter une question à tous nos MHA pour demander si leurs membres ont déménagé au cours de la dernière année ?
R : Non, la seule option est la renonciation. Mais ils peuvent demander au MHA de rendre cela obligatoire dans le questionnaire.
Q : Quelle quantité de texte puis-je saisir lorsque je crée une question ?
R : Le nombre maximum de caractères est de 255.
Q : Comment configurer l'enregistrement des gardiens de but.
R : Voici comment nous allons gérer le type d'enregistrement GOALIE :
Lorsque vous créez vos packs, vous pouvez désormais avoir plusieurs liens vers la même division et catégorie et les nommer comme vous le souhaitez. Chaque paquet peut être configuré pour avoir une limite de places disponibles, par exemple, le paquet Gardien et le paquet Joueur.
Nous ne créons pas un nouveau type de membre "GOALIE" car cela posera des problèmes dans tous les rapports.
Q : Lors de la configuration de l'inscription, vous pouvez définir un nombre x de joueurs, mais existe-t-il un moyen de définir un nombre x de gardiens ?
R : Réponse : C'est en cours de construction, il y a une façon de construire ces paquets. Lorsque vous créez le pack, sélectionnez un joueur, nommez-le "Goalie" et fixez une limite.
Q : Un questionnaire peut-il avoir plus d'une section ?
R : Oui, un questionnaire peut comporter plus d'une section.
Q : Un crédit doit-il avoir une date d'expiration ?
R : Vous pouvez le laisser ouvert.
Q : Que faut-il mettre dans les conditions générales ?
R : Il peut s'agir de votre politique de remboursement, de l'acceptation de certains éléments lors de l'inscription. Spordle travaille sur des termes et conditions génériques.
Section d'enregistrement en ligne :
Q : Si nos frais n'ont pas été fixés, pouvons-nous retarder la mise en place/ouverture de notre enregistrement ?
R : Oui ! Nous nous sommes engagés à ouvrir les inscriptions le 1er juin. Toutefois, si vous souhaitez attendre pour commencer les inscriptions, vous êtes libre de le faire.
Q : Pourrons-nous faire des inscriptions manuelles ? Dans le cas où quelqu'un n'a pas accès à un ordinateur.
R : Absolument ! Le projet pilote permettra l'enregistrement en ligne d'un joueur ainsi que l'enregistrement manuel par un registraire dans le HCR 3.0. Veuillez noter que lors de l'inscription manuelle, si le parent n'est pas avec vous, le(s) parent(s) et le(s) joueur(s) devront signer les formulaires de renonciation avant le premier entraînement.
Q : Les transactions apparaissent-elles toujours en cas de retrait et de remboursement de l'inscription ? Actuellement, elles ne le sont pas. Dans le HCR initial, elles apparaissaient.
R : Oui, toute inscription, annulation, crédit, remboursement apparaîtra dans l'onglet transaction du profil du membre.
Q : Si un membre se retire et n'a participé à aucun programme, l'AHM pourra-t-elle rembourser les divers frais évalués par HC/OHF/le membre de la branche ?
R : Hockey Canada et la branche décideront d'une date limite pour le remboursement des frais d'adhésion. Après cette date limite, les frais d'adhésion ne seront pas remboursables. Jusqu'à cette date, l'AHM peut traiter un remboursement complet des frais d'inscription et d'adhésion qui font partie de la transaction initiale. Hockey Canada et la branche ne compteront pas ce membre remboursé dans leur facture annuelle.
Q : Est-ce que les MHAs peuvent ajouter manuellement à l'inscription d'un membre une fois qu'il a payé ? (dépôt de maillot pour que les parents paient les articles supplémentaires)
R : Oui, ils pourront sélectionner soit un droit d'inscription, soit un article du catalogue des autres articles. Cependant, pendant le projet pilote, seule l'inscription en ligne permet de sélectionner d'autres articles. La sélection manuelle d'un autre article sera disponible lors du déploiement national en juin.
Q : Où pouvons-nous télécharger les certificats de naissance sur les profils des participants ?
R : La fonctionnalité de téléchargement de fichiers sera disponible en juin.
Q : Que pouvons-nous faire si la carte de crédit est expirée ou annulée.
R : Nous allons permettre la possibilité d'annuler un versement sur une carte de crédit ou de changer le numéro de la carte de crédit dans le HCR 3.0. Cette fonctionnalité sera disponible plus tard, vers le début du mois de juin. Le bureau d'enregistrement pourra annuler un versement par carte de crédit et le faire passer en paiement manuel (c'est-à-dire recevoir le paiement par chèque, par virement Interac ou en espèces). À l'avenir, HCR 3.0 offrira la possibilité d'envoyer une facture électronique au client afin qu'il puisse recevoir le paiement en ligne.
Q : Nous recevons des chèques ou des espèces comme paiements, comment sont-ils traités par le système ?
R : Nous ajouterons à l'avenir une fonction permettant d'enregistrer les paiements en espèces et les chèques reçus. Cette fonctionnalité devrait être disponible pour le déploiement national en juin.
Q : Pouvons-nous désactiver l'envoi d'e-mails à nous-mêmes si nous traitons un remboursement ?
R : Oui, par défaut, votre adresse électronique en tant que registrar sera sélectionnée. Vous pouvez vous retirer en décochant la case à gauche de votre email ou ajouter d'autres adresses email pour recevoir les reçus. Pour ajouter des adresses électroniques supplémentaires, il vous suffit d'entrer l'adresse électronique et de les séparer par un point-virgule '' ; ''.
Q : Que se passe-t-il si le remboursement échoue ?
R : Le partenaire de traitement des paiements, soit Paysafe ou SportsPay, renvoie un journal pour toutes les transactions. Le système signale toutes les transactions incomplètes. Pour consulter la liste, cliquez sur la section cloche de notification dans le coin supérieur droit.
Vous pourrez alors gérer le mode de paiement. Veuillez garder à l'esprit que le système essaiera une fois par jour pendant une période de 3 jours pour les paiements par acomptes uniquement.
Q : Où verrions-nous les crédits ?
R : Vous verrez les crédits dans le profil du membre sous l'onglet TRANSACTION.
Q : Donc, l'e-mail de remboursement est envoyé au registraire et non au parent ?
R : Correct mais vous pouvez ajouter l'email du parent séparé par des points-virgules. “;”
Q : Si nous programmons des versements à des dates précises, garderont-ils la même séquence si nous nous inscrivons plus tard ? Par exemple, si trois versements sont prévus les 10 avril, 10 mai et 10 juin, et si nous nous inscrivons le 13 avril, les versements seront-ils les 10 mai, 10 juin et 10 juillet ?
R : Non, car nous saisissons tout ce qui a dépassé la date d'enregistrement et demandons ces paiements avec le premier versement.
Q : Le parent pourra-t-il vérifier qu'il a payé en espèces ou est-ce seulement une option pour le bureau d'enregistrement ?
R : Le parent cochera la méthode de paiement qu'il utilise ou a l'intention d'utiliser. Le registraire pourra modifier le mode de paiement au moment de l'encaissement, et le marquer comme reçu.
Q : Si je dois traiter une inscription pour un joueur d'une famille et que, quelques jours plus tard, je traite une autre inscription pour un joueur de la même famille, la remise sera-t-elle accordée ?
R : Non, vous devez les enregistrer tous les deux en même temps pour bénéficier de la réduction.
Vous avez deux options :
Procéder à un remboursement partiel de la deuxième transaction.
Procédez par enregistrement manuel pour les deux transactions, puis créditez le second compte.
Q : Pourquoi avoir le projet et actif s'il deviendra actif à une date précise.
R : Cette fonction est prévue pour que, si une erreur doit être corrigée, vous puissiez la remettre à l'état de projet. Cette fonction peut être utilisée si vous devez remettre la boutique en ligne après la date de fin initiale.
Q : Peut-on modifier une inscription une fois qu'elle est ouverte et que les joueurs se sont inscrits ?
R : Oui, mais veuillez noter que le changement effectué ne sera pas appliqué à ceux qui se sont déjà inscrits.
Q : Si la boutique en ligne est configurée en mode brouillon, deviendra-t-elle automatiquement active à la date indiquée lors de la configuration ?
R : Oui, il sera actif à la date que vous avez fixée pour sa mise en ligne.
Q : Peut-on modifier l'inscription en ligne si elle est en mode actif ?
R : Pour modifier un formulaire actif, vous devez faire basculer la boutique en ligne pour rédiger la modification requise, puis une fois celle-ci terminée, vous pouvez la remettre en mode actif.
Q : Quand doit-on utiliser le mode fermé pour l'inscription en ligne ?
R : Vous pouvez définir l'inscription en ligne comme étant fermée si la période est terminée ou si vous souhaitez la retirer avant la date initialement prévue.
Q : Où puis-je trouver le lien vers notre boutique en ligne ?
R : Si vous vous rendez sur la page d'inscription en ligne et que vous cliquez sur le panier, cela ouvrira votre page d'inscription publique.
Autres questions
Q : Peut-on exporter ces données vers QuickBooks en ligne ?
R : Le HCR 3.0 aura de nombreuses capacités API, mais QuickBooks ne sera pas prêt tout de suite pour le 1er juin 2021. Ce sera pour une version ultérieure.
Q : Un bureau d'enregistrement a besoin de pouvoir faire des rapports sur des informations ciblées - puis-je le faire dans HCR 3.0 ?
R : Il y aura deux façons de générer des rapports dans HCR 3.0.
La première sera à travers la page des membres. Vous pouvez filtrer les données par type de membre, par saison d'inscription et par statut d'inscription. Ensuite, cliquez sur le bouton Exporter situé au-dessus de la liste générée et sélectionnez l'option d'exportation (CSV, excel, PDF, impression).
La deuxième option est la page Rapport, où vous pourrez réaliser des rapports avancés en définissant les données de chaque colonne et en créant des rapports personnalisés sur vos membres et vos inscriptions. Cette fonctionnalité sera disponible lors du déploiement national en juin 2021.
Q : Y a-t-il un endroit où l'on peut télécharger des documents dans le profil de membre ?
R : Oui, nous disposons d'une section mémos pour cela, mais la possibilité de télécharger des documents ne sera disponible que pour le déploiement national en juin.
Q : Les rapports seront-ils disponibles ? Par exemple, les limites d'inscription en ligne, les participants qui ne reviennent pas, etc.
R : Les seuls rapports disponibles sont l'enregistrement et la transaction pendant le projet pilote. Vous pouvez les consulter en sélectionnant "export" puis en choisissant l'option souhaitée en excel ou pdf.
Q : Puisque vous n'avez pas encore fait la section des transferts et que nous commençons les inscriptions, pouvons-nous effectuer un transfert pour cette personne ?
R : La fonctionnalité de déplacement des joueurs sera activée lors du déploiement national de juin. Jusqu'à cette date, seuls des cas très particuliers seront acceptés. Vous devez passer par le processus de demande de mouvement (transfert) à votre organisation régionale ou provinciale. Cette demande sera ensuite transmise à Hockey Canada, qui procédera manuellement au transfert.
Q : Pourrai-je documenter les autorisations/déclarations de police pendant le pilote ?
R : Non, cela fera partie du déploiement national en juin.
Q : Peut-on personnaliser la vue comme on pouvait le faire en 2.0 ?
R : Il n'est pas encore prévu de personnaliser le profil des membres. Peut-être dans le futur !
Q : Comment nos entraîneurs/formateurs peuvent-ils s'inscrire au HCR pour signer la loi de Rowan ? Devront-ils payer une cotisation ?
R : Vous pouvez créer un pack d'inscription dans la boutique en ligne pour le personnel (entraîneur/formateur/gestionnaire/aide sur la glace) sans frais.
Q : Est-ce que lorsqu'un parent et un entraîneur s'inscrivent en même temps, il n'y aura pas de réduction ?
R : Pour chaque type d'inscription, vous sélectionnez les remises qui peuvent être appliquées. Pour un coach, aucune réduction ne sera attaquée donc vous pouvez inscrire un coach et un joueur en même temps.
Q : Le public a-t-il la possibilité de générer un reçu fiscal ?
R : Vous pouvez soit imprimer le reçu dans la rubrique "Historique des transactions", soit le télécharger ou l'imprimer.
Q : Pouvez-vous imprimer les dérogations et les conditions générales pour ceux qui s'inscrivent manuellement ?
R : Oui, vous pouvez aller dans les paramètres et imprimer à partir de là.
Q : Des vidéos seront-elles réalisées à l'intention des parents pour leur montrer comment s'inscrire ?
R : Oui, des vidéos sont créées et seront mises en ligne pour le déploiement national.
Q : Pour les inscriptions manuelles, pourrez-vous transmettre la facture au parent ?
R : Lorsque vous vous inscrivez manuellement, il y a une option pour envoyer la facture aux parents par e-mail.
Q : Y aura-t-il un bouton de remboursement, et quel montant voulez-vous rembourser ?
R : Oui, il y aura un bouton de remboursement et une date sera fixée pour déterminer le montant qui pourra être remboursé.
Q : Si une plateforme tierce est utilisée, les frais d'inscription sont la seule partie qui doit être créée ?
R : Si vous utilisez une tierce partie telle que Ramp, vous fixerez l'enregistrement à 0,00 $.
Q : Faut-il créer un magasin ? Notre ligue facture les équipes et non les joueurs individuels.
R : Le magasin est destiné à l'inscription en ligne, mais vous pouvez facturer manuellement.
Q : Y aura-t-il des vidéos pour faire un pas à pas sur certains sujets ?
R : Oui, lorsque vous cliquez sur le bouton d'assistance de cette page, vous trouverez des guides étape par étape, ainsi que des vidéos pour chaque sujet.
Q : Les membres seront-elles incluses dans les frais d'adhésion ?
R : Pour cette année, il sera inscrit pour vous.
Q : Devez-vous payer la cotisation pour chaque inscription (si vous inscrivez un joueur dans son centre d'origine et que vous l'inscrivez ensuite dans une équipe de niveau supérieur dans un autre centre) ?
R : Non, une fois que la cotisation est payée pour cette saison, elle ne sera pas appliquée à nouveau.
Q : Dans l'ancien HCR, nous avions la possibilité de rechercher le mot de passe d'une personne si elle ne s'en souvenait pas. Avons-nous toujours cette option ou est-ce maintenant l'option "J'ai oublié mon mot de passe" ?
R : Nous avons mis en place la fonction "Oublier mon mot de passe" de façon à ce que toute personne ayant un accès soit en mesure de réinitialiser le mot de passe par elle-même.
Q : Si quelqu'un doit de l'argent lors de saisons précédentes, pourrez-vous lui faire payer
R : A partir du 1er juin, nous aurons une fonction pour les impayés et une option pour ajouter un solde (saison dernière - location de glace, frais impayés, tout solde impayé), lorsqu'ils s'inscriront en ligne, ils devront payer ce montant également.
Q : Dans quelle mesure le champ du nom doit-il être précis afin de correspondre à un profil existant ?
R : Il faut que ce soit assez précis. Le 1er juin, nous aurons un outil qui reconnaîtra les lettres, donc si nous inversons deux lettres, le système les reconnaîtra quand même.
Q : Peut-on rechercher un joueur par sa date de naissance, s'il est établi que son nom est mal orthographié ?
R : Oui, vous pourrez rechercher le membre par son anniversaire.
Q : L'historique des transactions sur les profils des membres doit-il obligatoirement s'afficher ? Peut-on le masquer ?
R : Il n'est pas personnalisable, il ne pourra pas être caché.
Q : Comment le calendrier s'affichera-t-il :
R : Vous pouvez soit taper soit utiliser le calendrier et il sera affiché sous la forme Année/Mois/Jour.
Q : Pourrons-nous fusionner les profils si nous trouvons des doublons ?
R : Oui, nous serons en mesure de fusionner le profil des participants.
Q : Si une association n'utilise pas et n'utilisera pas l'inscription en ligne, elle doit quand même configurer sa boutique en ligne pour inscrire les joueurs, n'est-ce pas ?
R : Vous n'avez pas besoin de créer une boutique en ligne, mais vous devez créer votre catalogue.
Q : L'association devra-t-elle confirmer l'inscription en ligne du participant pour que celui-ci soit placé sur une liste d'équipe ?
R : Lorsqu'un participant s'inscrit en ligne, il devient en attente. Vous devez confirmer son inscription pour qu'il soit mis en ligne. Vous pouvez confirmer l'inscription, même si les transactions ne sont pas traitées.
Q : Peut-on effectuer une recherche par adresse ?
R : Elle sera portée à la connaissance de SC et nous examinerons la possibilité de la faire évoluer dans le futur.
Q : Comment les parents pourront-ils ajouter les crédits que nous avons mis en place pour eux ?
R : Lorsqu'ils s'inscrivent, ils auront la possibilité de cliquer sur le crédit qui apparaîtra en bleu.
Q : L'option "Confirmer l'enregistrement" est nouvelle par rapport à HCR 3.0. Quelle est la fonction de cette option ? Le bureau d'enregistrement confirme-t-il l'enregistrement pour lui-même ou envoie-t-il un message au titulaire de l'enregistrement ?
R : Ceci est dû au fait qu'il n'y a plus de pré-inscription. C'est pour le registraire et aucun parent ne recevra quoi que ce soit.
Q : Si un participant se retire avant d'avoir posé le pied sur la glace, comment l'association rembourse-t-elle les frais de membre (assurance et cotisation) ?
R : Il y aura une date fournie par SC ; après cette date, les frais d'adhésion ne seront pas remboursés.
Q : Si vous avez plusieurs magasins, avez-vous plusieurs liens vers ceux-ci ? Ou existe-t-il une page publique sur laquelle figurent tous les magasins ?
R : Chaque magasin dispose d'un lien distinct, mais vous disposerez également d'une page publique où tous vos magasins apparaîtront.
Cliniques
Q : Lorsque l'âge minimum pour participer est indiqué, est-il déterminé à la date d'inscription du participant ou au 31 décembre ?
R : L'âge des participants est déterminé au 31 décembre.
Q : En ce qui concerne l'identification du genre et le respect dans le sport, est-ce que cela s'inscrira automatiquement dans le profil d'un membre comme le faisait le HCR 2 ? Il existe des liens sur les sites Web de la FHO et de l'AHO. Faut-il les supprimer et les mettre en place comme une clinique ?
R : Le minimum et le maximum, vous pouvez laisser ce champ vide. Vous continuerez à respecter le sport et l'identité sexuelle, vous n'aurez rien à mettre en place, le transfert se fera derrière la scène.
Q : Y aura-t-il un ajout de formateur/personne de sécurité, et de leur clinique requise ?
R : Oui, la liste complète sera mise à jour. HC envoie la liste et toutes les informations correctes seront prêtes pour le 1er juin.
Q : Quelle est la différence entre l'inscription ouverte et l'ouverture au public ?
R : Pour l'instant, il n'y a pas de différence entre les deux. Nous garderons l'inscription ouverte et le retrait ouvert au public.
Q : Y aura-t-il une catégorie pour le banc, le personnel et le water boy pour s'inscrire à une clinique.
R : Ils font tous partie de la section des entraîneurs.
Q : Est-ce que http://coach.ca sera désormais lié au profil du participant.
R : Oui, il y aura un lien. Le respect dans les sports, http://coach.ca et quelques autres seront liés au profil HCR des participants.
Q : Les bénévoles ne paient pas pour leurs cliniques. Nous facturons les équipes et l'association. Puis-je mettre en place une facturation à la MHA ? Dois-je laisser les frais ou les supprimer ?
R : Créer une clinique avec des frais pour un point de vue comptable, cela ne facturera pas un MHA. Vous pouvez ajouter manuellement les personnes vous-même, de sorte que lorsque vous produisez un rapport, vous disposez de toutes les informations. Vous pouvez également configurer le paiement en espèces ou par chèque, sans sélectionner l'option de paiement en ligne, afin que les entraîneurs ne paient pas les frais, que vous factureriez à l'AHM ou à l'équipe.
Q : Lorsque vous définissez les horaires, avez-vous différentes zones horaires ou dois-je écrire dans la description ?
R : Nous ajouterons le fuseau horaire partout où il y a une heure. Il apparaîtra avant le 1er juin. Si vous voulez être plus sûr, ajoutez un commentaire dans votre description.
Q : Pourquoi ne pas simplement demander à tout le monde de s'inscrire à toutes les cliniques ?
R : Tout ceci est lié au profil du participant. S'il s'agit d'un entraîneur et d'un arbitre, ils peuvent suivre ce stage spécifique.
Q : Si quelqu'un n'a jamais été arbitre auparavant, pouvez-vous l'ouvrir à tous ?
R : Pour un arbitre de niveau 1, vous pouvez l'ouvrir aux arbitres et aux joueurs. S'il s'agit d'un arbitre qui passe le niveau 2, il devra avoir les prérequis du niveau 1.
Q : S'il est nécessaire d'annuler une clinique, comment faire pour supprimer une clinique ? Pouvez-vous changer la date et en informer automatiquement les participants, et recevoir un accusé de réception ?
R : Vous ne pouvez pas supprimer, vous devez aller voir chaque participant pour traiter le remboursement, puis fermer la clinique. Vous pouvez changer la date et ensuite les informer.
Q : Sont-ils limités à leur adresse ou à la province dont ils font partie, ou peuvent-ils voir l'Ontario s'ils sont en Colombie-Britannique.
R : Google Analytics est censé vous indiquer où vous êtes situé et vous montrer quelles sont les cliniques de votre région. Personne ne peut s'inscrire à une clinique s'il n'est pas de cette branche ; par exemple, la Colombie-Britannique ne peut pas s'inscrire en Ontario.
Q : Je dois créer un compte, dois-je configurer mon participant sur mon propre compte ?
R : Oui, vous avez besoin d'un compte pour vous lier à vos participants (enfants).
Q : Si je viens d'une autre branche, puis-je m'inscrire à une clinique qui ne fait pas partie de ma branche ?
R : Vous ne pouvez pas vous inscrire si le lien n'a pas été établi sur votre arbre. Si vous devez suivre ce stage, vous devez faire en sorte que le stage soit partagé avec votre branche ou vous devez être transféré puis retransféré. Une autre méthode consiste à cliquer sur Hockey Canada et toute personne de Hockey Canada pourra s'inscrire, puis vous pourrez partager une copie du lien privé.
Q : Comment puis-je planifier et mettre en place des cliniques si je dois prendre des personnes en dehors de la branche ?
R : Si vous voulez que la clinique soit GTHL, créez une clinique à ce niveau seulement. Ensuite, créez un stage dans le cadre de la FHO, où tout le monde peut s'inscrire.
Q : Pourrons-nous retirer ou déplacer des personnes des cliniques ?
R : Si vous êtes l'hôte des deux stages, oui, vous pouvez supprimer l'inscription et placer le participant dans l'autre stage. Nous vous suggérons de rembourser la transaction et de supprimer l'inscription. Ensuite, ajoutez un participant à l'autre clinique, retournez à l'onglet transaction et dites que vous avez reçu les fonds. Il n'existe pas de bouton permettant de passer d'une clinique à une autre.
Q : N'y a-t-il pas un moyen de permettre à l'utilisateur de sélectionner plus d'une clinique à la fois, puisqu'il s'agit exactement des mêmes informations ?
R : Vous pouvez dupliquer et modifier le prix et toute information qui pourrait être différente.
Q : Peut-on transférer un participant d'une clinique à une autre ?
R : Oui, il sera disponible à partir du 1er juin (si vous êtes l'hôte de la clinique).
Q : Peut-on annuler une clinique ?
R : Oui, il y aura une nouvelle option marquée "annuler", mais la clinique ne sera pas supprimée puisque nous devons conserver un enregistrement pour l'onglet "transaction".
Q : Comment les heures seront-elles affichées ?
R : Le fuseau horaire sera indiqué par la personne qui a créé la clinique (l'organisation hôte).
Q : Frais de tierce partie, devez-vous ajouter des frais au HCR ?
R : Vous devez le créer en tant que frais de 0,00 $ afin de pouvoir créer la clinique.
Q : Pour la vérification du casier judiciaire (CRC), certaines cliniques peuvent avoir des participants qui en ont besoin et d'autres qui n'en ont pas besoin (en fonction de leur âge, en Colombie-Britannique 18 ans et plus). La fonction de vérification du casier judiciaire permet-elle d'inclure une tranche d'âge pour que le système puisse vérifier le profil d'un participant en fonction de son âge ?
R : Pas à ce niveau, c'est obligatoire ou non. Dans chaque organisation, il y aura des règles établies par SC, mais elles peuvent être modifiées par la province. Vous pouvez décider quels participants doivent avoir le CRC.
Q : Je suppose que l'e-mail de confirmation comprendra automatiquement les détails de la clinique, à savoir le lieu, l'heure et la date.
R : Oui, les informations relatives à la clinique figureront dans l'e-mail de confirmation.
Q : Si vous mettez en place une clinique à un certain niveau (c'est-à-dire une région) mais que vous souhaitez ensuite l'ouvrir à d'autres régions, pouvez-vous le faire ? Ou faut-il les créer au niveau de la branche, puis les définir comme privées et envoyer le lien aux groupes spécifiques que nous voulons cibler.
R : Allez dans les paramètres avancés, utilisez les organisations et cliquez sur les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager. Vous pouvez en sélectionner autant que vous le souhaitez.
Q : En ce qui concerne les frais de clinique, lorsque vous choisissez les options de paiement que vous autorisez, y a-t-il une option pour "autre" et si oui, peut-il y avoir un champ où la personne peut spécifier ce que c'est exactement ?
R : Pour l'instant, nous utilisons des conditions prédéterminées que nous avons obtenues. Si nous avons beaucoup d'autres besoins, nous pouvons envisager d'ajouter un autre type de paiement. Ces demandes doivent vraiment être adressées à SC.
Q : Un participant peut-il se transférer d'une clinique à laquelle il s'était inscrit à une autre de la même catégorie par le biais de son propre profil ou doit-il encore contacter directement la membre (branche) pour se faire transférer ?
R : Ce transfert sera effectué par la branche (hôte/gestionnaire), le participant ne pourra pas se transférer lui-même.
Q : Nous pouvons appliquer des crédits aux profils pour l'inscription en ligne. Existe-t-il un moyen d'accorder une réduction ou un crédit à une clinique d'arbitrage ?
R : Pour l'instant, il n'est malheureusement pas possible d'appliquer des crédits pour les cliniques.
Q : Un participant peut-il s'inscrire à plus d'un stage dans différentes régions.
R : Oui, il peut s'inscrire s'il n'a pas déjà suivi l'autre stage. Tant qu'il n'a pas réussi le stage, il peut s'inscrire plusieurs fois à ce même stage. Il devra également payer, puis se faire rembourser.
Q : Quel lien feriez-vous avec le respect dans le sport ?
R : Choisissez le respect dans le sport, il y aura un lien vers ce site web.
Q : En ce qui concerne les termes et conditions, s'agit-il d'un champ obligatoire, et est-il mis en place par HC ou MHA.
R : Oui, c'est obligatoire, quelle que soit la personne qui crée la clinique, il s'agira de ses propres termes et conditions. Nous vous suggérons de les utiliser pour gérer le paiement en ligne (remboursements).
Q : Qu'est-ce que la liste d'attente ?
R : Vous fixez la limite de 20 participants, après les 20 premières inscriptions, la personne suivante peut s'ajouter à une liste d'attente. Il s'agit d'une fonctionnalité qui sera prête le 1er juin.
Q : Pouvez-vous envoyer le lien privé à certaines personnes qui ne font pas partie de votre branche.
R : S'ils ne vous appartiennent pas, vous pouvez demander un partage ou vous pouvez partager un lien privé.
Q : Si vous avez une association secondaire, pouvez-vous vous inscrire aux deux stages ?
R : Oui, s'ils ont une association secondaire, ils auront accès aux deux cliniques.
Q : Est-ce que les frais d'assurance/adhésion pour HC seront déduits si leur première inscription est la clinique.
R : Je ne pense pas que la redevance s'applique aux cliniques.