Liste d'attente

Owned by Kim Thomas
Last updated: Nov 20, 2024 by Annick Chiasson
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Une liste d'attente pour les frais d'inscription est un mécanisme utilisé par les clubs ou organisations pour gérer les demandes d'inscription lorsqu'une équipe, un programme ou une activité atteint sa capacité maximale. Voici comment cela fonctionne généralement :

  1. Inscription différée : Les participants intéressés sont placés sur une liste d'attente sans être immédiatement intégrés à l'équipe ou au programme.

  2. Aucune facturation immédiate : Les frais d'inscription ne sont pas exigés tant qu'une place n'est pas confirmée pour le participant.

  3. Priorité d'accès : Si une place devient disponible (désistement d'un autre participant, augmentation de la capacité, etc.), les personnes sur la liste d'attente sont contactées en fonction de leur ordre d'inscription sur la liste.

  4. Paiement requis à l'activation : Une fois que l'inscription est confirmée, les frais doivent être payés pour valider la participation.

Ce système permet d'éviter de facturer des frais à des participants qui ne sont pas encore assurés d'avoir une place dans l'activité ou l'équipe.

 

Important : Il est possible d’augmenter le nombre de places disponible dans vos frais d’inscription lorsque vous avez dépassé la limite de place disponible. CEPENDANT, toutes les inscriptions qui sont dans la liste d’attente devront avoir été gérées. C’est-à-dire qu’elles doivent avoir le statut Accepté ou Annulé. Aucune inscription dans la liste d’attente ne doit avoir le statut En attente sauf si le statut est En attente du client. Une amélioration a été fait afin que la capacité maximale ne soit pas dépassée si 2 membres s’inscrivent en même temps dans la liste d’attente

Processus de Gestion des Listes d’Attente

 

  • Si vous avez configuré vos frais d’inscription pour permettre à vos membres de rejoindre une liste d’attente, vous pourrez consulter les membres inscrits dans le menu Tâches et Liste d’attente.

  • Afin de voir les membres sur votre liste d’attente :

    • Sélectionnez les frais d'inscription dans le menu déroulant

    • Sélectionner un statut de liste d'attente (optionnel)

  • Une fois que vous avez recherché votre division, une liste des membres de la liste d'attente s'affiche.

  • Si vous recherchez quelque chose de précis, saisissez tout ou une partie de l’information dans le champ de recherche pour filtrer les résultats affichés à l’écran.

  • Voici les informations qui apparaîtront:

    • Numéro de référence : le numéro de la liste d'attente et la source seront affichés (en ligne ou manuelle).

    • Date d'ajout : la date à laquelle le membre a été ajouté à la liste d'attente.

    • Nom : le nom du membre et le lien vers son profil

    • Date de naissance : date de naissance du membre.

    • Statut : statut de la liste d'attente soit en attente, en attente d'un client, convertie ou annulée.

 

Résolution d’un problème lié à la fusion de deux profils, dont l’un était en liste d’attente. Désormais, le système affiche un message d’erreur invitant l’utilisateur à gérer l’inscription sur la liste d’attente avant de poursuivre la fusion.

Pour accepter ou annuler l'inscription d'un membre sur la liste d'attente

  • Cliquer sur le membre.

  • Un panneau latéral s’ouvrira à droite.

  • Cliquer sur le bouton Action

  • Sélectionner Accepter ou Annuler le membre.

Note: Si le membre a déjà été Annuler ou qu'il est en En attente du client, vous avez l’option de Réinitialiser son statut.

 

  • Lorsque vous acceptez un membre, une fenêtre contextuelle s’ouvrira afin de confirmer l’acceptation du membre.

  • Cliquez sur  Confirmer et le parent recevra un courriel l’avisant que la demande d’inscription a été approuvée. Il sera alors invité à se connecter à  Mon Compte afin de finaliser la transaction.

Voici le message que le parent recevra par courriel

 

Inscription manuelle Accepté sur la liste d'attente

  • Lorsqu'une inscription est faite manuellement et que vous l’acceptez sur la liste d'attente, une fenêtre contextuelle s'affiche.

  • Cliquez sur Inscription manuelle pour compléter l'inscription.

 

Inscription en ligne Accepté sur la liste d'attente

  • Lorsqu'une inscription en ligne est acceptée dans la liste d'attente, le parent recevra un courriel afin de l’aviser.

  • Il doit ensuite se connecter à Spordle Mon Compte, une tâche sera ajoutée dans le menu À faire, celui-ci devra cliquer sur Approbation liste d’attente et ensuite sur Continuer pour procéder à son inscription en ligne.

 

  • Le statut du membre changera pour  En attente du client.

 

  • Dès que le membre procèdera à l’inscription du membre, le statut changera pour  Converti et vous recevrez une notification afin de vous aviser que l’inscription a été complétée.

  • L’inscription sera ajoutée dans le profil du membre et à votre rapport d’inscription.

 

  • Si vous refusez un membre sur la liste d’attente, une fenêtre contextuelle s’ouvrira et vous devez obligatoirement indiquer la raison de l’annulation et cliquer sur  Confirmer.

  • Le parent recevra un courriel indiquant la raison du refus.

  • Le statut du membre changera pour  Annulé.

Gestion en lot de votre liste d’attente

  • Il est possible de gérer en lot votre liste d’attente.

  • Sélectionner le ou les frais d’inscriptions désirés

  • Sélectionner un participant ou sélectionner tous

  • Un panneau latéral s’affichera

  • Appuyer sur Action

  • Les choix suivants s’offrent à vous, avec le nombre de participants possibles indiqué entre parenthèses.

    • Accepter

    • Réinitialiser le statut

    • Annuler

 

  • Une fenêtre contextuelle s’ouvrira pour vous permettre de confirmer votre sélection.

 

Envoyer un message via la liste d’attente

  • Sélectionner un ou des participants à qui vous voulez envoyer un message.

  • Un panneau latéral s’ouvre

  • Dans le menu Action veuillez sélectionner Envoyer message

  • Cela fonctionne de la même façon que le module communication

  • Vous pouvez ensuite composer votre message et l’envoyer.