Introduction

Spordle ID est la plateforme au coeur de la gestion de votre tournoi. C’est par ici que vous devez commencer pour configurer les éléments essentiels à la gestion de votre tournoi : votre organisation, vos compétitions et vos paramètres d’inscriptions. Certaines des configurations ci dessous sont à faire une fois et d’autres à chaque édition.

Configurer votre organisation

Vous avez maintenant accès à la plateforme Spordle ID et vous êtes prêt à commencer la configuration de votre tournoi. Voici donc les étapes à suivre pour y arriver.

Paramètres généraux et utilisateurs

Que vous soyez un nouveau tournoi ou un tournoi qui a déjà utilisé la plateforme, il est important de reviser vos paramètres pour la nouvelle édition.

• L’onglet général présente les informations de base : nom légal, nom usuel, adresse et numéro de compte marchand pour les paiements (expliqué plus en détail plus loin). Révisez l’information qui se trouve dans cet onglet pour vous assurez que les informations sont les bonnes. Les informations de contact sont essentielles car elles s'afficheront sur le site de votre fédération. Le nom de l’organisation doit être le nom légal de votre entité tandis que le nom usuel pourrait, par exemple, contenir le nom de votre commanditaire pour l'édition en cours.

• L’onglet utilisateur contient la liste des usagers qui ont accès à la gestion de votre tournoi. Chaque tournoi doit avoir au moins un utilisateur avec le rôle de registraire ou gestionnaire de tournoi, selon votre fédération. Cet utilisateur peut aussi avoir le rôle d'“administrateur PAGE” pour gérer la PAGE du tournoi. On y reviendra !. Assuez vous chaque saison de retirer les accès aux utilisateurs qui ne sont plus avec l’organisation.

• L’onglet personnel contient la liste de vos personnes-ressources. Il servira à l’affichage sur votre page de tournoi et aussi à votre fédération pour vous contacter en case de besoin. Vous pourrez choisir s’ils sont des contacts qui seront indiqués comme tel sur votre PAGE.

Compte marchand (processeur de paiement)

La prochaine étape dans Spordle ID est de lier ou vérifier votre compte marchand Paysafe.

• Si il y a déjà un compte dans votre profil, assurez vous que celui ci est toujours valide.

• Si vous avez déjà un compte Paysafe et qu’il n’est pas lié à votre organisation, contactez-nous pour lier votre compte Paysafe à votre tournoi.

• Si vous n’avez pas de compte marchand ou en voulez un spécifique pour le tournoi, cliquez sur le lien dans l’onglet général et suivez les étapes.

Rendre votre tournoi disponible à différentes organisations

L'étape suivante consiste à ouvrir (rendre disponible en inscription) le tournoi aux organisations pouvant y participer, donc à qui s’adresse le tournoi. Par exemple, un tournoi d’envergure provinciale organisé par un club voudra s’ouvrir à tous les autres clubs de la province. Alors qu’un tournoi d’envergure régionale organisé par un club voudra s’ouvrir seulement aux autres clubs de la même région.

• Aller dans Mon Tournoi et dans l’onglet Organisations compétitives.

• Vous allez maintenant avoir accès à la liste des organisations et les divisions qui seront disponibles à l’inscription pour votre tournoi.

• Cliquer sur “ajouter une organisation”, il vous faudra sélectionner la ou les divisions devant faire partie de votre tournoi.

• Ensuite, il faut choisir, si désiré, les catégories, en lien avec ces divisions. En dernier lieu il faudra choisir les organisations auxquelles vous désirez permettre l’inscription à votre tournoi. Vous verrez ici des ligues, tournois, coupes en plus des clubs et associations. Vous pouvez filtrer un par un pour vous assurer de n’avoir que les bonnes organisations. Vous pouvez également choisir “tout” tout simplement afin de permettre à n’importe quelle organisation d’inscrire son équipe, le même principe s’applique pour les divisions et les catégories, ne vous cassez pas la tête et ouvrez-vous à “tout”, ceci n’a aucun impact sur les catégories qui seront offertes dans votre tournoi, celles-ci seront créées ultérieurement.

Créer des compétitions

Maintenant que votre tournoi est ouvert aux clubs et associations de la fédération souhaités, ainsi qu'à toutes les catégories concernées, vous devez passer à la création des compétitions pour votre demande de sanction.

Dans le cadre d'un tournoi, une compétition désigne un groupe d'équipes qui s'affrontent pour désigner un champion. Il ne s'agit pas encore de groupes ou de pools, mais plutôt d'une catégorie de confrontation. La plupart des tournois comprennent plusieurs compétitions, chacune correspondant à une catégorie spécifique. Par exemple: une compétition U14LDIR-masculin , une compétition 9UB, etc. Chaques compétitions correspondra à un horaire dans Spordle PLAY.

Définir les paramètres de chaque compétition du tournoi

Pour créer une compétition dans votre tournoi, commencez par cliquer sur l’onglet ‘Compétitions', puis sur le bouton 'Ajouter'. Vous devrez par la suite sélectionner la division que vous souhaitez inclure dans votre tournoi ainsi que la catégorie. Ces options correspondent à l’âge, le genre ainsi que le niveau de compétition voulu. exemple U14-Régional D2-masculin. Ces deux valeurs sont indispensables pour que la synchronisation entre Spordle ID et Spordle PLAY puisse s'effectuer. Vous pouvez également renseigner certains détails facultatifs, tels que le nombre de places disponibles, le niveau de compétition, le format de la compétition, ainsi que le prix d’inscription. Ces informations se retrouveront sur Spordle Page pour l’affichage.

Il est important de préciser une date de début et une date de fin. Cela correspond aux dates désirées du déroulement de votre tournoi. Vous ne devez pas les confondre avec les dates de fin d’inscription au tournoi.

La prochaine étape consiste à attribuer un nom à la compétition. Vous pourrez faire l’ajout dans la ou les langues choisies pour votre tournoi. Il est suggérer d’utiliser la division, la catégorie ainsi que le genre pour le nom de la compétition.

Vous pourrez ensuite ajouter une brève description à la compétition. Dans cette description nous pouvons y retrouver les modalités de paiement, les liens vers divers page web concernant le tournoi,etc.

Vos compétitions devront être approuvées avant que vous ne puissiez lancer les inscriptions.

Publier les compétitions

Dès que vos compétitions ont été approuvées par la fédération vous pourrez les publier pour qu’elles apparaissent sur votre PAGE publique de votre tournoi. En cliquant sur la competition dans Spordle ID; un panneau latéral s’ouvre. Dans le menu action vous verrez publier la compétition. En appuyant sur ce choix; la compétition apparaîtra alors sur votre PAGE tournoi. Vous avez toujours la possibilité d’enlever la publication si vous devez faire des changements ou si la compétition n’a plus de places disponibles.

Ajouter des équipes dans la compétition

Il y a trois options pour ajouter des équipes dans une compétition.

• Par le registaire de tournoi.

• Par un registaire de club.

• Par une équipe soit un gérant, entraîneur ou personne responsable.

Par le registraire de tournoi:

Si votre tournoi n'est pas ouvert aux inscriptions, c'est-à-dire que vous connaissez déjà les équipes participantes et ne souhaitez pas permettre de nouvelles inscriptions, vous devrez sélectionner votre compétition en cliquant dessus. Un panneau latéral détaillé s'ouvrira à droite. Ensuite, cliquez sur "équipes", où vous pourrez rechercher et inscrire les équipes de votre choix. Il vous suffit de taper le nom ou le numéro de l'équipe pour la trouver. Elle apparaîtra dans la liste avec le statut "en attente". Nous expliquons plus loin comment approuver les équipes.

Quelles sont les équipes disponibles? Ce sont celles des clubs et associations que vous avez choisies préalablement dans “organisations compétitives” pour votre tournoi lorsque vous étiez connectés en tant que registraire de club.

Par un registraire de club:

Si vous êtes registraire de club; vous pourrez inscrire vos équipes directement dans un tournoi en passant par Spordle ID. Dans le menu "Gestion d'équipe", accédez au profil de l'équipe et cliquez sur "Action", puis sélectionnez "Participer à une ligue-tournoi". Vous pourrez ensuite choisir le tournoi souhaité.Un encadré apparaîtra dans le profil de l'équipe indiquant le statut de la demande. Cette action doit être effectuée individuellement pour chaque équipe, il n'est pas possible d’inscrire plusieurs équipes simultanément.

Par toute autre personne (un gérant d'équipe, un parent bénévole, etc):

Toute personne peut enregistrer une équipe dans un tournoi, que ce soit un gérant, un coach, un joueur ou un parent. Ceci se fait par Spordle PAGE; qui est la page publique de votre tournoi. Il est important que l’inscription se fasse avec la bonne équipe. Si les personnes ne sont pas sûrs; il faut contacter le registraire de leur club.

Inscrire une équipe qui n’est pas dans Spordle

Si une équipe provient d’une organisation extérieur à votre fédération et qu’ils n’utilisent pas les plateformes Spordle; ils pourront s’inscrire via la PAGE publique de votre tournoi ou vous pourrez les inscrire vous même en tant que registraire de tournoi.

Facturer une équipe pour son inscription

Vous pouvez envoyer une facture aux équipes inscrites pour le montant souhaité, qui n'a pas besoin de correspondre au montant de l'inscription. Vous pourrez ensuite gérer cette facture. Si la facture n'est pas en statut brouillon, elle sera envoyée au contact que vous avez ajouté. Le courriel reçu contiendra un lien de paiement que vous pourrez également transmettre à une autre personne si nécessaire. Le lien de paiement devient inactif une fois le paiement effectué, ce qui facilite l'approbation des équipes.

Gérer l'approbation des équipes inscrites

Pour gérer les équipes dans votre tournoi, soit pour les accepter ou les refuser, il suffit de vous rendre dans le module Équipes (Gestion / Équipes). Vous pourrez gérer les équipes en lot ou individuellement.

• Pour gérer les équipes en lot, c’est à dire en accepter ou refuser plusieurs à la fois, il vous suffit de cocher la case des équipes à gérer et ensuite cliquer sur le bouton Actions puis sur Gérer l’approbation. Vous pouvez toutes les sélectionner puisque l’approbation se fera une équipe après l’autre une fois le processus lancé, vous pouvez donc en accepter certaines et en refuser d’autres.

• Pour gérer les équipes une par une, vous permettant de consulter le profil de l’équipe avant d’approuver ou de refuser, il vous suffit de cliquer sur l'équipe afin que le panneau latréal s’ouvre et d’utiliser le bouton actions pour gérer l’approbation.

Changer de catégorie une équipe inscrite

Si une équipe a été inscrite dans la mauvaise compétition, que ce soit par vous, le club ou le public, ou si vous décidez de créer une nouvelle compétition, il est possible de la transférer vers une autre compétition.

Une équipe qui est approuvée ou en attente peut être changée de compétition facilement dans le tableau de gestion des équipes.

Dans votre tournoi, rendez vous dans le module gestion Équipes. En cliquant sur l'équipe,le panneau latéral s’ouvre à droite de l'écran. Vous pourrez sélectionner la nouvelle compétition en cliquant sur changer la compétition. Une fenêtre s’ouvre pour que vous puissez modifier la compétition actuelle pour une autre.   

Aucune notification n'est envoyée à ce moment-là.  Vous devrez communiquer avec les équipes.

Remplacer une équipe

Si une équipe est inscrite en tant qu'équipe externe, mais qu'elle existe déjà dans Spordle, vous pouvez la remplacer tant que son statut est en attente.

Il vous suffit d’aller dans le menu gestion de l'équipe. Dans le panneau latéral sous action vous choissirez remplacer une équipe.

Ajouter un alignement pour une équipe externe

Lorsque qu’une équipe externe est en attente ou approuvée, vous pouvez ajouter son alignement directement dans Spordle ID. Une fois l’équipe approuvée, les informations de l’alignement se synchronisent avec Spordle PLAY.

Vous avez également la possibilité de lier un compte Spordle à l'équipe externe. Une invitation sera alors envoyée au contact que vous avez créé. Une fois que cette personne aura activé son compte Spordle, elle pourra gérer l'alignement de son équipe et effectuer les ajouts nécessaires. Cependant, il sera nécessaire de lui envoyer une invitation pour créer son compte sur Spordle PLAY par la suite.

Comment communiquer avec les équipes?

Chaque équipe inscrite doit avoir un contact, qui est la personne ressource de l'équipe. En tant que registraire du tournoi, vous avez la possibilité de modifier ce contact si nécessaire. Il est également possible d’envoyer des communications directement aux contacts des équipes ou aux membres des équipes, selon le type de message que vous souhaitez transmettre. Par exemple, vous pouvez envoyer les règlements du tournoi uniquement aux contacts des équipes, tandis qu’une offre de rabais d’un commanditaire peut être envoyée à tous les membres d’une équipe.