Introduction

Spordle Play est au coeur de la gestion des matchs de votre tournoi. C’est ici que vous allez pouvoir gérer les paramètres de vos matchs, assigner des arbitres, faire vos horaires et entrez vous résultats. Tout ce qui touche à la gestion des matchs ce passe ici. Plusieurs intervenants auront accès à Spordle Play : registraire du tournoi, assignateur, céduleur, etc.

Valider les paramètres de votre tournoi

Par défaut, le registraire de tournoi qui a accès à la plateforme Spordle ID aura un accès à la plateforme Spordle Play avec le rôle de SUPER ADMIN. Ce rôle permet à cette personne de superviser l'ensemble de la gestion du tournoi et de déléguer des accès à d'autres individus concernés.

Il est également recommandé que la personne en charge de la gestion du tournoi détienne le rôle de registraire au sein de l'organisation du tournoi. Ce rôle lui permettra d'inviter les entraîneurs des équipes externes à créer un compte Spordle PLAY, leur offrant ainsi la possibilité de gérer eux-mêmes l'impression de leur feuille de match.

La première chose à faire est de se connecter à Play et valider les paramètres de l’organisation. Étant donné que tout est synchronisé de Spordle ID les données devraient être conformes, mais il est recommandé de valider que tout est bon.

Une validation des roles et des usagers existants dans votre tournoi

Alignement:

Pour les équipes qui proviennent de l’environnement Spordle et qui utilisent Spordle PLAY. La gestion des feuilles de matchs se fait comme à l’habitude en saison régulière.

Pour les équipes externes; l’alignement doit être entré soit dans Spordle ID ou directement dans Spordle PLAY.

Assignateur

Un assignateur est une personne ou un rôle essentiel responsable de l'affectation des officiels ou des marqueurs à des événements sportifs, tels que des matchs, des tournois ou des coupes.

L'assignateur veille à :

• Attribuer des officiels compétents à chaque rencontre en fonction de leur expérience, des règles du jeu et du niveau de compétition.

• Coordonner les disponibilités des arbitres et officiels en tenant compte des calendriers et des besoins de l'organisation sportive.

• Gérer les conflits d’intérêts potentiels (par exemple, éviter d'assigner un arbitre à un match où il pourrait avoir un lien personnel avec une des équipes).

• Assurer une bonne logistique, en vérifiant que chaque événement est bien couvert par un nombre suffisant d'officiels et que ceux-ci sont informés à temps des lieux et horaires des rencontres.

Accès à la plateforme Spordle PLAY :

Avant de commencer à préparer vos assignations, assurez-vous d’avoir tous les accès nécessaires pour effectuer vos tâches liées au tournoi dans l’outil d'assignation. Vous devez d’abord disposer d’un compte Spordle PLAY. Si vous n’en avez pas, contactez le responsable du tournoi ou celui de l’association, qui pourra vous accorder les accès requis. Il est également essentiel de disposer des rôles administratifs appropriés pour travailler efficacement sur la plateforme PLAY. Si vous êtes l'assignateur du tournoi, vous devez être configuré en tant que gestionnaire des assignations au sein de l’association, et non dans l'organisation du tournoi.

Préparation à l’assignation:

Avant de décider qui arbitrera vos matchs de tournoi, il est important de vérifier les paramètres d'assignation de votre association. Il se peut que des ajustements soient nécessaires par rapport à la saison régulière, comme le nombre limite de matchs assignés par jour. N'oubliez pas d'activer les réclamations si vous prévoyez de les utiliser lors du paiement des arbitres pour le tournoi. Vous pouvez aussi choisir qu’un arbitre effectue une réclamation avant la fin du match. Vous devez également vous assurer que le système d'assignation est bien configuré pour le tournoi. Ce système détermine les besoins en termes d'arbitres et de superviseurs pour chaque match.

Comment créer une structure de rénumération?

Il est idéal de créer votre structure de rémunération avant d'établir les horaires, afin que les tarifs soient automatiquement appliqués et associés à chaque match. La structure de rémunération correspond aux montants que vous verserez à vos arbitres durant le tournoi, et ceux-ci diffèrent souvent de ceux pratiqués pendant la saison régulière. N’oubliez pas d’associer votre structure de rénumération aux catégories précises de votre tournoi. Si les matchs ont déjà été programmés au moment de la création de votre structure de rémunération, vous devrez appliquer ces modifications manuellement aux matchs du tournoi.

Vous pouvez créer une période de paie intitulée "tournoi". Cela vous permettra de préparer à l'avance le paiement des arbitres. En utilisant l'onglet "assignation", vous pourrez récupérer les transactions liées aux matchs du tournoi. Dès qu'un arbitre accepte une assignation, celle-ci est automatiquement enregistrée dans les transactions. Vous avez également la possibilité de créer manuellement une transaction pour calculer les montants dus aux arbitres à l'avance.

Vous pourrez gérer les réclamations fait par vos arbitres si vous avez préalablement déterminer les différentes réclamations possibles.

Comment choisir les arbitres du tournoi?

Une fois vos paramètres d'assignation définis, il est temps de déterminer quels arbitres seront utilisés pour votre tournoi. Disposez-vous de suffisamment d'arbitres au sein de votre association pour répondre à vos besoins ? Devez-vous faire appel à des arbitres supplémentaires ou à d'autres assignateurs pour vous assister ? Si vous n'avez pas besoin d'arbitres externes à votre association, l'assignation se déroulera comme lors de la saison régulière. En revanche, si vous sollicitez des arbitres extérieurs, il faudra les ajouter à votre assocation. Il est conseillé de vous créer une liste d’arbitre intitulé TOURNOI pour faciliter vos assignations par la suite.

Comment déléguer des matchs à une autre organisation?

Si vous avez décidé de recevoir de l’aide pour l’assignation des matchs, par exemple en désignant un assignateur d’une autre association pour gérer les arbitres sur un terrain spécifique, vous pouvez déléguer les matchs concernés à l’organisation qui vous assiste. Lors de cette délégation, vous aurez l’option de déléguer ou non la gestion de la paie. Si vous déléguez la paie, vous n’aurez plus accès aux transactions de ces matchs et ne pourrez pas effectuer les paiements. L’organisation devra alors vous fournir un rapport contenant les transactions pour ses arbitres. Vous pouvez rapidement localiser les matchs à déléguer en accédant à l'onglet "Matchs" sur le côté gauche de l'écran, puis en affinant votre recherche en sélectionnant l'organisation des horaires et le terrain. Il est également possible de déléguer plusieurs postes en même temps.

Comment assigner rapidement les officiels?

Lorsque les matchs de tournoi sont créés; vous pourrez effectuer les assignations. L'équipe a mis en place une façon rapide de faire les assignations en passant par l’onglet match. Vous pourrez ainsi assigner toutes les positions rapidement.

Céduleur

Un céduleur de tournoi est une personne ou un outil chargé de planifier et organiser les horaires des matchs et des événements dans le cadre d'un tournoi. Ce rôle est essentiel pour assurer que le tournoi se déroule de manière fluide et efficace. Le céduleur doit tenir compte de plusieurs facteurs, notamment :

1. Nombre d'équipes et de matchs : Créer un calendrier équilibré pour que toutes les équipes jouent selon les règles du tournoi.

2. Disponibilité des terrains ou des salles : Organiser les matchs en fonction des infrastructures disponibles.

3. Temps de repos entre les matchs : Assurer que les équipes aient suffisamment de temps pour se reposer entre deux rencontres.

4. Conflits d’horaire : Éviter les chevauchements pour les équipes ou les officiels.

5. Priorités du tournoi : Intégrer des événements spéciaux, comme les cérémonies d'ouverture ou de remise des prix.

Le céduleur de tournoi joue un rôle clé pour garantir le bon déroulement des compétitions, en veillant à la fluidité des horaires et à la satisfaction des participants.

Accès à la plateforme Spordle PLAY :

Avant de commencer à créer les matchs de tournoi, assurez-vous d’avoir tous les accès nécessaires pour effectuer vos tâches liées au tournoi. Vous devez d’abord disposer d’un compte Spordle PLAY. Si vous n’en avez pas, contactez le responsable du tournoi ou celui de l’association, qui pourra vous accorder les accès requis. Il est également essentiel de disposer des rôles administratifs appropriés pour travailler efficacement sur la plateforme PLAY. Si vous êtes la personne qui fait les horaires de match, vous devez être configuré en tant qu’administrateur, directeur et gestionaire au sein de l’organisation du tournoi.

Préparation à création des horaires

Vous devrez vérifier vos paramètres de tournoi avant de commencer la création de vos horaires. Certains points sont à regarder. Dans l’onglet horaire veuillez vous assurer que votre organisation apparaît pour l’appartenance des terrains. Dans l’onglet feuille de match regarder le moment où la suspension est activé ainsi que est-ce que vous accepter que les équipes puissent ajouter des membres à leur alignements. Dans l’onglet statistiques d'équipe il est important de vérifier si des catégories sont cachés pour la publication des statistiques sur la page publique de votre tournoi. Certaines fédérations ont des règlements à ce sujet veuillez bien faire la vérification.

Vérification des terrains

Avant de planifier vos matchs sur les terrains, il est fortement recommandé de vérifier leurs disponibilités avant de commencer à créer les horaires. Si vous avez rendu les terrains indisponibles pour vous assurer qu'ils ne seront utilisés que pour le tournoi, ils n'apparaîtront pas lors de l'attribution des matchs créés. Dans ce cas, il est préférable de créer des plages horaires spécifiques pour votre tournoi.. Si vous devez ajouter des terrains qui vous appartiennent mais qui ne sont pas visibles dans Spordle PLAY; vous devrez soumettre une demande de support en précisant le nom, l'adresse, ainsi que les divisions souhaitées à l'adresse suivante : support@spordle.com, ou via Spordle ID. Si vous empruntez des terrains d'une autre organisation, vous devrez leur demander d'ajouter votre tournoi en tant qu'organisation secondaire sur ces terrains pour pouvoir les utiliser lors de la création des horaires.

Vérification des horaires et équipes

Vous devrez faire la création de vos matchs dans chacune des horaires qui se retrouvent dans votre tournoi. Chaque horaire équivaut à une compétition de Spordle ID qui a été synchronisée avec Spordle PLAY. Avant de débuter il est suggéré de s’assurer que toutes vos compétitions ( horaires) ainsi que les équipes qui s’y retrouvent y figurent bien. Si vous voyez un problème à ce niveau vous devrez faire une demande de support.

Création des horaires

Vous êtes maintenant à l'étape de la création de vos horaires. Avant de commencer, il y a quelques points importants à vérifier.

Commencez par créer des groupes généraux, puis vous pourrez sélectionner, pour chaque horaire, les équipes à ajouter dans les groupes correspondants. Dans l'onglet "Groupes" qui se trouve sous "Paramètres", vous pouvez créer des groupes sans spécifier de catégories. En laissant ces champs vides, les groupes seront disponibles pour toutes les catégories et pourront être utilisés dans les différents horaires.

Ensuite, il est essentiel d'ajouter une séquence pour chaque horaire et/ou système de tableau (bracket). Sans séquence, les matchs en brouillon ne pourront pas être publiés. Vous êtes libre de choisir le nom de la séquence ainsi que la suite alphanumérique. Il est généralement recommandé d'utiliser la catégorie, le genre et la division. Par exemple : U9MR-01.

Ensuite, en cliquant sur l’horaire pour lequel vous souhaitez créer une cédule, accédez à l’onglet "Céduleur". Cliquez sur "+Créer" et sélectionnez "Générer un horaire". Vous pourrez alors définir le nombre de matchs par équipe. Si vous avez configuré des groupes, vous devrez générer un horaire distinct pour chaque groupe. À ce stade, les matchs seront en brouillon, sans date ni terrain attribués. Vous pouvez gérer ces brouillons en supprimant des matchs ou en recréant entièrement la cédule si des conflits apparaissent. Une fois que les matchs en brouillon vous conviennent, vous pourrez les planifier à la date et à l’heure souhaitées, ainsi que sur les terrains de votre choix. Lorsque tous les calendriers vous satisfont, vous pourrez alors publier les matchs. Une fois les matchs publiés, une notification sera envoyée aux équipes concernées. Elles recevront également une notification en cas de modifications.

Si vous travaillez la création de vos horaires sur des fichiers CSV et ou EXCEL ; il est aussi possible de les importer au lieu de passer par toutes les étapes mentionnées précédemment.

Une fois que vos matchs réguliers sont créés, vous pouvez commencer à planifier vos matchs éliminatoires. Tout d’abord, déterminez si vous aurez des quarts de finale, demi-finales ou seulement des finales. Vous pourrez utiliser un système de tableau éliminatoire (bracket). Cependant, si vous avez utilisé des groupes dans vos horaires, vous devrez placer manuellement les équipes en quarts de finale. Les matchs créés à ce stade seront publiés automatiquement. Si vous souhaitez informer les équipes de prévoir les demi-finales et finales, vous pouvez ajouter une note au match, qui apparaîtra dans l’horaire sur la page publique. Les positions des équipes dans le système de bracket peuvent être modifiées par un administrateur du tournoi. Le tableau du système de bracket est visible via Spordle PLAY pour tous les utilisateurs ayant accès aux matchs, ainsi que sur la page publique.

Vous pourriez également vouloir créer des matchs croisés entre deux groupes d'un même horaire, ce qui est souvent utilisé lorsque le nombre d'équipes est impair.