Votre tournoi est maintenant sanctionné et vous êtes prêts à lancer les inscriptions. Voici les quelques étapes à suivre afin de vous assurer de bien lancer vos inscriptions.
Vérifications des paramètres de votre organisation
Connectez-vous à Spordle HCR dans votre organisation de tournoi. Si vous n’y avez pas accès, votre organisation parent (local ou régional) pourra vous donner accès. Assurez-vous d’avoir le rôle de registraire de tournoi.
Une fois connectée à Spordle HCR, cliquer sur le menu Gestion et ensuite Mon Tournoi afin de valider les informations suivantes. Ces informations se retrouveront sur les différentes pages qui affichent les tournois :
Logo de l’organisation
Consulter la documentation Comment changer le logo de mon organisation
Nom de l’organisation
Assurez-vous d’inclure le nom de votre tournoi sans aucune mention de l’année, car celle-ci sera automatiquement ajoutée.
Adresse de votre tournoi (probablement celle du club/association).
Personnel de votre tournoi
Ajouter les contacts de votre tournoi afin que ces derniers s’affichent sur votre page de tournoi
Consulter la documentation Organisation - Personnel
N’oubliez pas de maintenir à jour cette liste de contact
Vérification de votre compte marchand
Si vous traitez des paiements par carte de crédit, vous devez vous assurer d’avoir les bonnes informations de compte marchand dans votre profil d’organisation Mon tournoi.
Si vous avez déjà un compte marchand et qu’il n’est pas affiché dans la section Compte Marchand, veuillez nous le transmettre en ouvrant une demande de soutien.
Si vous n’avez pas de compte marchand et que vous souhaitez traiter des paiements par carte de crédit, vous pouvez ouvrir un compte marchand en suivant les instructions de la documentation Création d’un compte marchand
Vérification des compétitions
Une compétition dans la plateforme de Spordle HCR est une offre de tournoi pour une certaine catégorie, division et classe. Selon vos besoins, votre compétition peut avoir un nombre d’équipe limité ou non. Elle correspond à un horaire dans Spordle Play. Exemple de compétition: U13M-Régional-D1
Les compétitions déjà sanctionnées sont affichées dans la section Compétition de votre profil d’organisation Mon tournoi.
Important
Les compétitions approuvées par votre fédération sont disponibles dans Spordle HCR pour l'inscription des équipes.
Les compétitions publiées sont celles disponibles dans l’affichage public et ouvertes à tous pour les inscriptions.
Assurez-vous d’être dans la bonne saison avant de faire les vérifications. Les compétitions sont par saison.
Faites les vérifications suivantes pour chacune des compétitions :
Assurez-vous que les bonnes compétitions se trouvent dans la liste.
Si l’une d’elles ne devait pas être disponible, vous pouvez la supprimer ou enlever la date de publication. Aucunes équipes ne doit être ajoutées à ces compétitions pour pouvoir faire les changements. Consultez la documentation Panneau latéral de votre demande.
Si une compétition est manquante, vous pouvez l’ajouter. Cette nouvelle compétition ne sera pas disponible à l’inscription tant qu’elle ne sera pas approuvée et publiée. Consultez la documentation Faire une demande de sanction.
Pour les compétions existantes, assurez vous que
les dates sont les bonnes ;
le nombre de places est exact;
le prix par équipe pour l’inscription est le bon.
Les noms des compétitions ont été mis par défaut selon la catégorie/division/classe demandée lors de la sanction. Ce nom sera celui de l’horaire dans Spordle Play. Si vous désirez l’éditer, il est possible de le faire dans cette section et la synchronisation se fera avec Spordle Play.
Ajout de la date de publication dans la compétition
Option de publication et de dépublication : La mise à jour permet aux utilisateurs de contrôler la visibilité des tournois sur Spordle HCR. Ils peuvent choisir de publier un tournoi une fois qu’il est approuvé, afin de s’assurer que celui-ci s’affiche sur la plateforme. Inversement, ils peuvent dépublier un tournoi, le retirant ainsi de la vue du public tout en conservant toutes les données dans Spordle HCR.
Contrôle de la visibilité du tournoi : Cette fonction offre aux organisateurs une flexibilité dans la gestion de la visibilité des tournois, en lien avec la planification et les stratégies promotionnelles.
Exigence d’approbation : Les tournois peuvent être publiés seulement après que la demande de sanction ait été approuvé par la Fédération, ce qui garantit que seules les compétitions autorisées sont visibles pour les utilisateurs.
Où trouver mon tournoi
Vous pouvez retrouver la page publique de votre tournoi dans l’onglet MON TOURNOI de votre organisation. Vous pouvez copier le lien public à la gauche pour le transmettre via votre siteweb ou autre.
Un autre endroit pour trouver vos tournois est sur le réseau de page de Spordle.
Les tournois sont affichés dans l’onglet Tournoi de la fédération, celui des régions et chacune des organisations de tournoi ont leur propre page. Il est donc facile pour vos équipes de vous trouver afin de procéder à l’inscription.
Comment inscrire mes équipes
Une fois le tournoi publié, il y a trois façons d’inscrire une équipe à un tournoi :
En tant que registraire de tournoi, vous avez la possibilité d'inscrire une équipe provenant de n'importe quelle organisation et de choisir n'importe quelle catégorie, même si celle-ci ne correspond pas à la catégorie d'origine de l'équipe inscrite dans votre tournoi. Consultez la documentation Tournoi - Inscrire une équipe;
En tant que registraire d’organisation , il est possible d’inscrire une équipe à un tournoi directement dans Spordle HCR. Celui-ci doit être disponible pour la catégorie de l'équipe. Consulter la documentation Organisations - Inscrire une équipe.
Les registraires doivent créer leurs équipes ou faire le roulement d’équipe pour que l’équipe soit disponible. Consultez la documentation Création des équipes. À noter qu’il n’est pas nécessaire d’avoir des joueurs dans l’équipe pour inscrire celle-ci à un tournoi.
En tant que personnel d’équipe, il est possible de vous inscrire à un tournoi par Spordle PAGE. Consulter la documentation Tournoi pour plus de détails.
Seules les équipes approuvées seront affichées sur les pages des tournois et dans Spordle Play.
Une équipe qui provient d’une organisation fédérée qui utilise Spordle HCR sera disponible dans la liste des équipes lorsque créées. Si l'équipe provient d’une autre organisation fédérée qui n’utilisent pas Spordle HCR ; elles pourront être inscrites en tant qu'équipe externe.
Changer une équipe de compétition
Note: Utiliser lorsque des groupes dans une compétition sont incomplets et que vous souhaitez fusionner deux catégories.
Il est possible de changer la compétition lorsqu’une équipe est avec le statut en attente ou approuvée.
Note: Vérifier si l'équipe que vous souhaitez changer de compétition n'a pas de matchs programmés. Si des matchs existent, vous devez d'abord retirer l'équipe de ces matchs avant de procéder au changement de compétition.
Note pour le changement de compétition pour une équipe déjà approuvée : Après le changement, l'équipe sera synchronisée avec la nouvelle compétition dans Spordle Play. Le système tentera également de supprimer l'équipe de la compétition précédente. Cependant, cette suppression ne réussira que si l'équipe n'a pas été ajoutée à un match dans l'ancienne compétition. Dans le cas contraire, vous devrez ouvrir une demande de support pour que notre équipe d’assistance technique puisse supprimer l'équipe en question.
Vous sélectionnez l'équipe concernée, puis dans le panneau latéral, vous cliquez sur "Change compétition".
Vous pouvez ensuite choisir la nouvelle catégorie de compétition de cette équipe et soumettre le changement.
Autoriser le changement d'équipe
Ce changement est possible seulement quand le statut de l'équipe est en attente.
Le registraire du tournoi pourra remplacer une équipe externe par une équipe déjà enregistrée dans le système , ou de remplacer une équipe par une autre équipe existante.
Vous devrez sélectionner l'équipe avec le statut en attente dont vous voulez faire le changement et ensuite dans le menu action sélectionner remplacer équipe
Ensuite vous pourrez aller choisir l'équipe existante.
Ajouter un alignement à un équipe externe
Le responsable de tournoi pourra ajouter un alignement à une équipe externe avant le début du tournoi. Cette liste sera automatiquement disponible dans Spordle Play lorsque l'équipe sera approuvée. Ceci sera possible pour les équipes en attente et approuvées.
Sélectionnez l'équipe externe pour laquelle vous souhaitez ajouter des membres à la liste.
Dans le menu Action, sélectionnez Ajouter des membres.
Vous avez maintenant un écran qui vous permet d'entrer des membres. Il existe deux modes :
un par un par défaut ou
la vue en grille qui vous permet de copier et coller les données d'une feuille de calcul Excel.
Les informations obligatoires pour un nouveau joueur sont :
Prénom
Nom de famille
Date de naissance
Genre
Une fois le membre enregistré, vous pourrez voir la liste des membres dans le panneau latéral, ainsi que modifier ou supprimer ce membre.
Les nouveaux membres seront automatiquement transférés dans Spordle Play lorsque l'équipe sera approuvée.
Approuver mes équipes
Le registraire du tournoi pourra faire le suivi des inscriptions et de l’approbation dans le menu Équipes de son tournoi. Les équipes inscrites seront affichées dans la section Équipes du tournoi. Le registraire de tournoi pourra dans ce tableau filtrer par Compétition et par Statut.
À l’approbation de l’équipe, celle-ci s’affichera sur Spordle PAGE et sera transférée vers Spordle PLAY.
Consulter notre documentation complète Tournoi - Gestion de l'approbation des équipes.
Retirer une équipe en attente ou refusée
Vous pourrez retirer une équipe dont le statut est en attente ou refusée seulement s’il n’y a pas de factures reliées à l'équipe. Cette suppression se synchronisera avec Spordle PLAY. Vous pouvez supprimer une équipe en allant dans le panneau latéral. Dans le menu action vous choissisez supprimer.
Retirer une équipe approuvée de votre tournoi
Pour retirer une équipe qui a été approuvée dans votre tournoi, vous devez faire les deux étapes suivantes :
Aller dans le menu Équipes de Spordle HCR, sélectionner l’équipe afin d’ouvrir le panneau latéral et ensuite cliquer sur Gérer l’approbation afin de changer son statut pour Refusé.
Aller dans Spordle PLAY, cliquer sur l’horaire de votre tournoi, sélectionner l’équipe que vous souhaitez supprimer et cliquer sur Supprimer.
Synchronisation des équipes entre Spordle HCR et Spordle PLAY
Lorsque vous approuvez une équipe dans Spordle HCR, le système fera une synchronisation des équipes dans Spordle PLAY. Vous ne devez pas créer vos équipes de tournois dans Spordle PLAY.
Le système fait une synchronisation entre Spordle HCR et Spordle PLAY environ toutes les 10 minutes.
Note : votre compétition doit elle aussi être publiée afin de s’afficher dans Spordle PLAY et ainsi avoir les équipes dans Spordle PLAY.
Faire mon horaire et entrer mes résultats dans Play
D’ici quelques jours, nous publierons les étapes à suivre pour la création de vos horaires de tournoi.
Des questions ?
Nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à ouvrir une demande de soutien dans la plateforme pour contacter notre équipe d’experts.