Étapes à suivre pour lancer votre tournoi

Votre tournoi est maintenant sanctionné et vous êtes prêts à lancer les inscriptions. Voici les quelques étapes à suivre afin de vous assurer de bien lancer vos inscriptions.

Vérifications des paramètres de votre organisation

• Connectez-vous à Spordle HCR dans votre organisation de tournoi. Si vous n’y avez pas accès, votre organisation parent (local ou régional) pourra vous donner accès. Assurez-vous d’avoir le rôle de registraire de tournoi.

• Une fois connectée à Spordle HCR, cliquer sur le menu Gestion et ensuite Mon Tournoi afin de valider les informations suivantes. Ces informations se retrouveront sur les différentes pages qui affichent les tournois :

  • Logo de l’organisation

    • Consulter la documentation Comment changer le logo de mon organisation

  • Nom de l’organisation

    • Assurez-vous d’inclure le nom de votre tournoi sans aucune mention de l’année, car celle-ci sera automatiquement ajoutée.

  • Adresse de votre tournoi (probablement celle du club/association).

  • Personnel de votre tournoi

    • Ajouter les contacts de votre tournoi afin que ces derniers s’affichent sur votre page de tournoi

      • Consulter la documentation Organisation - Personnel

      • N’oubliez pas de maintenir à jour cette liste de contact

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Vérification de votre compte marchand

Si vous traitez des paiements par carte de crédit, vous devez vous assurer d’avoir les bonnes informations de compte marchand dans votre profil d’organisation Mon tournoi.

• Si vous avez déjà un compte marchand et qu’il n’est pas affiché dans la section Compte Marchand, veuillez nous le transmettre en ouvrant une demande de soutien.

• Si vous n’avez pas de compte marchand et que vous souhaitez traiter des paiements par carte de crédit, vous pouvez ouvrir un compte marchand en suivant les instructions de la documentation Création d’un compte marchand

Vérification des compétitions

Une compétition dans la plateforme de Spordle HCR est une offre de tournoi pour une certaine catégorie, division et classe. Selon vos besoins, votre compétition peut avoir un nombre d’équipe limité ou non. Elle correspond à un horaire dans Spordle Play. Exemple de compétition: U13M-Régional-D1

Les compétitions déjà sanctionnées sont affichées dans la section Compétition de votre profil d’organisation Mon tournoi.

Important

• Les compétitions approuvées par votre fédération sont disponibles dans Spordle HCR pour l'inscription des équipes.

• Les compétitions publiées sont celles disponibles dans l’affichage public et ouvertes à tous pour les inscriptions.

Faites les vérifications suivantes pour chacune des compétitions :

• Assurez-vous que les bonnes compétitions se trouvent dans la liste.

  • Si l’une d’elles ne devait pas être disponible, vous pouvez la supprimer ou enlever la date de publication. Aucunes équipes ne doit être ajoutées à ces compétitions pour pouvoir faire les changements. Consultez la documentation Panneau latéral de votre demande.

  • Si une compétition est manquante, vous pouvez l’ajouter. Cette nouvelle compétition ne sera pas disponible à l’inscription tant qu’elle ne sera pas approuvée et publiée. Consultez la documentation Faire une demande de sanction.

• Pour les compétions existantes, assurez vous que

  • les dates sont les bonnes ;

  • le nombre de places est exact;

  • le prix par équipe pour l’inscription est le bon.

• Les noms des compétitions ont été mis par défaut selon la catégorie/division/classe demandée lors de la sanction. Ce nom sera celui de l’horaire dans Spordle Play. Si vous désirez l’éditer, il est possible de le faire dans cette section et la synchronisation se fera avec Spordle Play.

Ajout de la date de publication dans la compétition

Option de publication et de dépublication : La mise à jour permet aux utilisateurs de contrôler la visibilité des tournois sur Spordle HCR. Ils peuvent choisir de publier un tournoi une fois qu’il est approuvé, afin de s’assurer que celui-ci s’affiche sur la plateforme. Inversement, ils peuvent dépublier un tournoi, le retirant ainsi de la vue du public tout en conservant toutes les données dans Spordle HCR.

Contrôle de la visibilité du tournoi : Cette fonction offre aux organisateurs une flexibilité dans la gestion de la visibilité des tournois, en lien avec la planification et les stratégies promotionnelles.

Exigence d’approbation : Les tournois peuvent être publiés seulement après que la demande de sanction ait été approuvé par la Fédération, ce qui garantit que seules les compétitions autorisées sont visibles pour les utilisateurs.

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Où trouver mon tournoi

Vous pouvez retrouver la page publique de votre tournoi dans l’onglet MON TOURNOI de votre organisation. Vous pouvez copier le lien public à la gauche pour le transmettre via votre siteweb ou autre.

Un autre endroit pour trouver vos tournois est sur le réseau de page de Spordle.

https://page.spordle.com

Les tournois sont affichés dans l’onglet Tournoi de la fédération, celui des régions et chacune des organisations de tournoi ont leur propre page. Il est donc facile pour vos équipes de vous trouver afin de procéder à l’inscription.

Comment inscrire mes équipes

Une fois le tournoi publié, il y a trois façons d’inscrire une équipe à un tournoi :

• En tant que registraire de tournoi, vous avez la possibilité d'inscrire une équipe provenant de n'importe quelle organisation et de choisir n'importe quelle catégorie, même si celle-ci ne correspond pas à la catégorie d'origine de l'équipe inscrite dans votre tournoi. Consultez la documentation Tournoi - Inscrire une équipe;

• En tant que registraire d’organisation , il est possible d’inscrire une équipe à un tournoi directement dans Spordle HCR. Celui-ci doit être disponible pour la catégorie de l'équipe. Consulter la documentation Organisations - Inscrire une équipe.

• En tant que personnel d’équipe, il est possible de vous inscrire à un tournoi par Spordle PAGE. Consulter la documentation Tournoi pour plus de détails.

Une équipe qui provient d’une organisation fédérée qui utilise Spordle HCR sera disponible dans la liste des équipes lorsque créées. Si l'équipe provient d’une autre organisation fédérée qui n’utilisent pas Spordle HCR ; elles pourront être inscrites en tant qu'équipe externe.

Changer une équipe de compétition

Il est possible de changer la compétition lorsqu’une équipe est avec le statut en attente ou approuvée.

Vous sélectionnez l'équipe concernée, puis dans le panneau latéral, vous cliquez sur "Change compétition".

Vous pouvez ensuite choisir la nouvelle catégorie de compétition de cette équipe et soumettre le changement.

Autoriser le changement d'équipe

Le registraire du tournoi pourra remplacer une équipe externe par une équipe déjà enregistrée dans le système , ou de remplacer une équipe par une autre équipe existante.

Vous devrez sélectionner l'équipe avec le statut en attente dont vous voulez faire le changement et ensuite dans le menu action sélectionner remplacer équipe

Ensuite vous pourrez aller choisir l'équipe existante.

Gestion d’une équipe externe

Dans Spordle ID Tournoi, une équipe externe désigne une équipe non affiliée directement à l'organisation ou à la fédération qui se retrouve sur la plateforme Spordle. Elle peut appartenir à une autre organisation ou ligue et n'est pas initialement enregistrée dans le système interne. Exemple une équipe de soccer qui provient de l’Ontario. Ces équipes doivent être ajoutées manuellement ou invitées à s'inscrire via la page publique du tournoi afin d'être intégrées et pouvoir gérer leur participation dans Spordle ID. Lors de la vérification des équipes inscrites, assurez-vous que les équipes externes en sont bien une et qu'il ne s'agit pas d'une équipe affiliée à la fédération, qui apparaîtrait alors dans Spordle ID. Cette vérification doit être effectuée avant l'approbation de l'équipe. Si nécessaire, vous pouvez remplacer l'équipe ou la déplacer vers une autre compétition.

Inscription d’une équipe externe

Vous pouvez inscrire une équipe externe en tant que registraire de tournoi de 2 façons :

• Directement dans la gestion de votre tournoi

Veuillez vous référer à la documentation reliée à ce sujet pour plus de détails. Inscrire une équipe

• Via la page publique de votre tournoi

Veuillez vous référer à la documentation reliée à ce sujet pour plus de détails. Inscrire une équipe externe

Ajouter un alignement à un équipe externe

Le responsable de tournoi pourra ajouter un alignement à une équipe externe avant le début du tournoi. Cette liste sera automatiquement disponible dans Spordle Play lorsque l'équipe sera approuvée. Ceci sera possible pour les équipes en attente et approuvées.

• Sélectionnez l'équipe externe pour laquelle vous souhaitez ajouter des membres à la liste.

• Dans le menu Action, sélectionnez Ajouter des membres.

• Vous avez maintenant un écran qui vous permet d'entrer des membres. Il existe deux modes :

  • un par un par défaut

•  

  • la vue en grille qui vous permet de copier et coller les données d'une feuille de calcul Excel.

  •  

    • Les informations suivantes peuvent être ajoutées pour un nouveau joueur :

      • Prénom *

      • Nom de famille *

      • Date de naissance *

      • Genre *

      • Courriel

      • Groupe de position

      • Numéro de chandail

• Une fois le membre enregistré, vous pourrez voir la liste des membres dans le panneau latéral. Vous pourrez aussi modifier ou supprimer ce membre.

Ajout d’un compte Spordle.

Il est également possible de lier un compte Spordle à une équipe externe, ce qui permettra à cette équipe de gérer elle-même son alignement.

Une fois le compte Spordle créé, les utilisateurs pourront ajouter les membres de l'alignement de leur équipe via l’onglet Gestion, comme décrit précédemment. Ils n'auront pas besoin de créer un nouveau compte s'ils participent à plusieurs tournois en dehors de leur territoire ; ils pourront simplement utiliser la même adresse courriel pour lié leur compte Spordle à l'équipe externe inscrite.

Approuver mes équipes

Le registraire du tournoi pourra faire le suivi des inscriptions et de l’approbation dans le menu Équipes de son tournoi. Les équipes inscrites seront affichées dans la section Équipes du tournoi. Le registraire de tournoi pourra dans ce tableau filtrer par Compétition et par Statut.

À l’approbation de l’équipe, celle-ci s’affichera sur Spordle PAGE et sera transférée vers Spordle PLAY.

Consulter notre documentation complète Tournoi - Gestion de l'approbation des équipes.

Retirer une équipe en attente ou refusée

Vous pourrez retirer une équipe dont le statut est en attente ou refusée seulement s’il n’y a pas de factures reliées à l'équipe. Cette suppression se synchronisera avec Spordle PLAY. Vous pouvez supprimer une équipe en allant dans le panneau latéral. Dans le menu action vous choissisez supprimer.

Retirer une équipe approuvée de votre tournoi

Pour retirer une équipe qui a été approuvée dans votre tournoi, vous devez faire les deux étapes suivantes :

1. Aller dans le menu Équipes de Spordle HCR, sélectionner l’équipe afin d’ouvrir le panneau latéral et ensuite cliquer sur Gérer l’approbation afin de changer son statut pour Refusé.

2. Aller dans Spordle PLAY, cliquer sur l’horaire de votre tournoi, sélectionner l’équipe que vous souhaitez supprimer et cliquer sur Supprimer.

Synchronisation des équipes entre Spordle HCR et Spordle PLAY

Lorsque vous approuvez une équipe dans Spordle HCR, le système fera une synchronisation des équipes dans Spordle PLAY. Vous ne devez pas créer vos équipes de tournois dans Spordle PLAY.

Le système fait une synchronisation entre Spordle HCR et Spordle PLAY environ toutes les 10 minutes.

Faire mon horaire et entrer mes résultats dans Play

D’ici quelques jours, nous publierons les étapes à suivre pour la création de vos horaires de tournoi.

Des questions ?

Nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à ouvrir une demande de soutien dans la plateforme pour contacter notre équipe d’experts.