Page de profil

Dans le tableau de bord, vous verrez un résumé des informations sur le membre.

• Statut du membre

• Prénom et nom de famille du membre

• Numéro de membre

• Date de naissance

• Âge actuel

• Âge de la saison d’inscription

• Organisation primaire

• Organisation secondaire

• Statut et date de validité de la vérification d’antécédents

  • Cette information se trouve soit à droite de l’organisation primaire ou en dessous de celle-ci si le membre a une organisation secondaire dans son profil.

• Type de membre

  • Les types de membres sont réinitialisés chaque saison et peuvent varier d’une organisation à l’autre. Un type de membre est ajouté à un profil lors de l’inscription ou de l’inscription à une équipe. Lorsqu’un type de membre n’a pas été ajouté à un profil pour la saison en cours, l’écran affiche le type de membre de la saison précédente.

• La date d’expiration de la photo de profil (pour les sports qui utilisent cette option)

• Les notes concernant le changement de statut seront affichées sous le nom de l’organisation

Si vous cliquez sur le +, une fenêtre de visualisation rapide s’ouvrira.

Open

Vue Minimale

L’affichage d’un profil qui n’appartient pas à l’organisation courant affichera uniquement l’âge du membre et non pas sa date de naissance

Open

Cases de transactions

Les cases sous l’information du membre affichent les transactions de la saison en cours.

La case pour le solde impayé peut être utilisée si un membre doit de l’argent de la saison passée. En saisissant un montant, il sera temporairement impossible pour le membre de s’inscrire en ligne, son statut changera à Bloqué. Une fois le solde payé, vous pouvez supprimer le montant en cliquant sur le crayon bleu.

Carte de membre

Dans le profil de chaque membre, une carte de membre est disponible dans le haut du profil à droite. La carte de membre est aussi disponible dans Spordle Mon Compte de chaque membre.

Il est possible d’imprimer la carte de chaque membre pour fin de validation lors des tournois. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Carte dans le profil et une fenêtre s’affichera avec le nom du membre, son numéro ID, la photo du membre (soccer seulement) et sa date de naissance. Cliquez ensuite sur Imprimer.

Statut des membres

Temporaire : Une inscription en ligne est débutée pour un nouveau membre, mais n’a pas été complétée. Aucun numéro de membre n’a été assigné à ce profil. Un numéro de membre sera attribué si une transaction est effectuée.

Non confirmé : Il s’agit d’un nouveau profil de membre ou d’un profil qui doit être validé. Lorsque les informations du membre auront été vérifiées, le statut pourra être mis à jour et être confirmé.

Confirmé : Un membre possédant un numéro de membre et dont l’information a été confirmée.

Inactif : Membres dont le profil est resté inactif pendant 18 mois. Le statut d’un membre inactif reviendra à son statut antérieur lorsque l’une des actions suivantes sera effectuée :

• Le membre est ajouté à une équipe

• Le membre procède à une inscription

• Le membre s’inscrit à un stage

Bloqué : Un membre qui a un statut bloqué ne peut pas s’inscrire, être ajouté à une équipe ou être transféré.

• Un profil bloqué en raison d’un solde impayé peut être à nouveau confirmé, et ce même si le solde est toujours impayé.

  • Un profil de membre ayant le statut bloqué ne sera pas en mesure de s’inscrire. Le système ne tient compte que du statut bloqué. Si le profil est confirmé et qu’il y a toujours un solde impayé, le membre pourra tout de même s’inscrire.

• Un profil ayant le statut bloqué ne pourra pas être ajouté à une équipe.

  • Le système tient compte uniquement du statut bloqué. Si le profil est confirmé et qu’il y a toujours un solde impayé, le membre pourra être ajouté au cahier d’équipe.

• Un profil dont le statut est bloqué ne pourra pas être transféré d’organisation.

  • Un profil ayant un solde impayé ne pourra pas être transféré, le système désactivera le bouton Action permettant d’amorcer une demande de transfert.

Décédé : Il s’agit d’un membre décédé pendant la saison.

Libéré : Il s’agit d’un membre qui a été libéré par son organisation après le début de la saison.

Inéligible : Lorsqu’un membre est inéligible, il ne peut pas s’inscrire, s’inscrire à un stage, être transféré ou ajouter sur un cahier d’équipe. Seulement des utilisateurs possédant des droits spécifiques peuvent retirer le statut inéligible.

Confirmer un membre

Lorsque vous avez valider toutes les informations d’un membre et qu’il n’y a plus de notification dans son profil, un bouton vert s’affichera à gauche du bouton Action vous permettant de confirmer le membre.

Bouton Action

Le bouton "Action" du profil d’un membre, situé en haut à droite, vous permet de sélectionner les actions suivantes:

• Demande de modifications (seulement Soccer): Permet de faire une demande de modification du prénom, du nom, de la date de naissance ou du genre dans le profil du membre en cas d'erreur lors de la création du profil. Cette demande devra ensuite être approuvée par l’ARS ou Soccer Québec.

• Demande de changement de classification : Permet de faire une demande de sous-classement ou de surclassement pour l’année d’affiliation en cours. Vous référer à la documentation reliée : Demande de changement de classification

• Demande de transfert (seulement Baseball) : Permet de faire une demande de transfert. Vous référer à la documentation reliée : Demande de transfert Baseball

• CTI Request (seulement Soccer): Permet de faire une demande pour un certificat de transfert international. Se référer à la Fédération Soccer Québec à ce sujet.

• Demande de libération permanente (seulement Soccer): Permet de faire une demande de libération permanente. Celle-ci est faite lorsque les activités de l’année d’affiliation sont déjà débutés. Vous référer à la documentation reliée: Demande de libération au soccer

• Confirmer le membre : Permet de confirmer l’information du membre incluant son numéro de membre.

• Demande de Mouvement (seulement Soccer) : Permet de faire une demande de mutation en tant que nouvelle association entrante du membre. Vous référer à la documentation reliée: Demande de mouvement soccer

• Fusionner un membre : Permet d’effectuer un fusion de membre. Cette fonction est selon les permissions de votre compte. Vous référer à la documentation reliée : Fusion de membre

• Bloquer un membre: Permet de bloquer un membre soit pour un solde impayé ou pour autre raison. Lorsque le membre est bloqué il ne pourra pas s’inscrire dans toutes associations; ne pourra pas être ajouté à une équipe ou transféré. Pour débloquer le membre il suffit d’appuyer sur le même bouton qui apparaîtra ‘'débloquer le membre’'.

• Rendre le membre non confirmé : Permet de mettre ce statut lorsque les informations d’un membre n’a pas été vérifiées.

• Valider le membre : Permet de faire la validation d’un membre.

• Envoyer message: Permet de communiquer directement avec les contacts inscrits du membre.

• Ouvrir en vue rapide: Permet d’ouvrir une nouvelle fenêtre avec les informations du membre.

Membre potentiellement dupliqué

Si le système identifie le membre comme étant Potentiellement dupliqué, une notification sera affichée dans le haut du profil du membre.

Afin de traiter ce membre potentiellement dupliqué, vous avez la possibilité de cliquer sur la notification qui vous permettra de faire la gestion du membre dupliqué.

Pour plus d’information sur la gestion des membres dupliqués, consulter la documentation Tâches - Membres potentiellement dupliqués.

Sommaire

Informations générales

Les informations affichées concernent le participant. Les informations concernant les membres de la famille doivent figurer dans la liste des contacts. Pour mettre à jour les informations, cliquez sur Modifier.

Les informations manquantes dans la section informations générales du profil d’un membre ne lui permettront pas d’être approuvé sur un cahier d’équipe.

Modifier les informations primaires

Les informations primaires d’un membres sont les informations permettant d’identifier ce membre, soit son nom, prénom, date de naissance et identité de genre. Ces informations doivent être obligatoirement remplies lors de la création de la fiche de membre, soit par l’inscription en ligne par un parent, soit par la création d’une fiche de membre par le registraire d’une association lorsque l’inscription est faite manuellement suivant les informations fournies par un parent.

Certaines de ces informations, tel que le genre et la date de naissance permettent également de classer les membres dans les divisions.

Étant donné la sensibitlié et l’importance de ces informations, votre fédération sportive a décidé de rendre obligatoire l’approbation par les régions et/ou votre organisation provinciale de toutes modifications concernants les informations primaires obligatoires.

Pour ce faire, cliquez sur modifier dans la section Informations générales.

Les champs correspondants aux informations primaires paraîtront en grisé, afin de demander une modification de ces informations, cliquez sur Demander des modifications dans la bande bleue, une fenêtre pop-up s’ouvrira et vous permettra de remplir les informations devant être modifiées.

Cliquez ensuite sur soumettre, la demande sera acheminée à votre région ou votre organisation provinciale qui devra faire l’approbation des modifications soumises.

Si le participants est partagé entre deux organisations, les deux organisations pourront demander les modification et ainsi les deux régions pourront les approuver.

Une fois la demande soumise, une notification vous sera transmise afin de vous informer que la demande a été soumise et qu’elle est en attente. Vous recevrez également une notification lorsque la décision sera prise, c’est-à-dire que le changement a été approuvé ou refusé.

En tout temps, avant que la décision soit prise par votre région, vous pouvez retourner dans la demande pour l’annuler.

En cliquant sur la notification Demande de modifications en attente qui est en rouge, une fenêtre s’affichera vous permettant de voir par qui la demande a été créée et les changements demandés.

Vous aurez aussi la possibilité d’annuler la demande de modification en cliquant sur Annuler requête.

Les entrées des modifications approuvée (logs) se retrouvent dans l’onglet historique dans la section du bas : Registre des changements de l'information du membre

Adresse(s) et numéro(s) de téléphone

L’adresse et les numéros de téléphone peuvent être configurés pour en afficher plusieurs (facultatif). L’étoile dorée est utilisée pour indiquer qu’il s’agit de l’adresse principale.

• Options d’adresse : résidence, travail, père, mère, tuteur, postale ou billet secondaire

• Options de numéro de téléphone : domicile, travail, cellulaire, télécopieur, téléavertisseur, etc.

Adresse non confirmée : Lorsqu’une adresse est mise à jour à partir de Mon compte, une case rouge apparait autour de la section Adresse. Pour vérifier l’adresse, cliquez sur le lien. Vous aurez alors 3 options :

1. Accepter et définir cette adresse comme primaire

2. Accepter l’adresse comme une adresse supplémentaire

3. Refuser l’adresse (voir note)

En sélectionnant l’option Accepter et définir cette adresse comme adresse primaire, la nouvelle adresse passera de l’adresse n° 2 à l’adresse primaire et l’adresse qui se trouvait dans la case primaire sera désormais définie comme l’adresse n° 2. Si cette adresse n’est plus nécessaire dans le profil, vous pouvez cliquer sur Supprimer pour la supprimer.

Documents et photos de profil

Pour ajouter un document ou une photo dans le profil d’un membre, cliquez sur le bouton Ajouter.

Sélectionnez le type de document, puis cliquez sur Enregistrer. Un seul document peut être ajouté à la fois, mais le type de document peut être utilisé autant de fois que nécessaire.

Pour modifier le type d’un document, cliquez sur la ligne correspondant au document, ce qui ouvre le panneau latéral. Cliquez sur le crayon bleu, choisissez le nouveau type de document, puis cliquez sur le crochet.

Approbation de documents

L’organisation peut approuver les photos ou les documents dans le profil du membre.

Les documents ou les photos n’ayant pas été approuvés auront le statut En attente d’approbation.

Cliquez sur la ligne de la photo ou du document à approuver afin d’ouvrir le panneau latéral droit. Le statut, le nom du document téléchargé, la date d’expiration et le type de document seront affichés.

Cliquez sur Gérer l’approbation à l’aide du bouton Action ou dans le bas du panneau latéral.

Une fenêtre s’affichera avec la photo ou le document. Vous pourrez centrer la photo reçue à l’aide de la loupe bleue sous la photo.

La date d’expiration de la photo ou du document du membre sera affichée.

Vous devez sélectionner Refuser ou Approuver.

Si vous refusez la photo ou le document, le système vous demandera d’inscrire la raison du refus et de confirmer votre action en cliquant sur Confirmer le refus.

Le membre recevra alors une notification lui indiquant de retourner dans Mon Compte pour télécharger une nouvelle photo ou un nouveau document.

Il est aussi possible de gérer l’approbation des photos ou des documents en lot dans le menu Tâches et Gestions des demandes. Pour plus d’informations, consultez la documentation Gestions des demandes.

Supprimer un document

La suppression d’un document est soumise à autorisation. Les membres ne peuvent pas supprimer les documents téléchargés sur un profil par l’intermédiaire de Mon compte. Les membres doivent contacter leur organisation pour la suppression de ces documents.

Si un document a été ajouté par erreur ou si celui-ci n’est plus valide, il est possible de le supprimer en cliquant sur la ligne du document que vous souhaitez supprimer afin que le panneau latéral s’ouvre. Cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Supprimer.

Contacts

L’ajout de contacts pour un membre est facultatif, mais très utile, car la majorité des membres sont des jeunes. Pour mettre à jour la liste des contacts, cliquez sur Modifier. À partir de là, vous pouvez soit modifier un contact existant ou soit ajouter un contact.

Pour modifier un contact : cliquez sur le contact et un panneau latéral s’ouvrira. Mettez à jour les informations du contact et cliquez sur le crochet pour enregistrer.

Pour supprimer un contact : cliquez sur le contact, puis sur le bouton bleu Action en haut à droite du panneau latéral, sélectionnez ensuite Supprimer.

Pour ajouter un contact

• Cliquez sur + Ajouter un contact.

• Entrez les informations du contact.

• Cochez la case Autoriser les communications si le membre souhaite recevoir des courriels.

• Cliquez sur Enregistrer.

Affichage des contacts

• L’enveloppe bleue vous indique que ce contact recevra des courriels.

• Le signe de dollar vert $ indique que ce contact recevra le reçu fiscal.

• L’ambulance rouge indique qu’il s’agit d’un contact d’urgence.

• La date de la dernière mise à jour du contact sera affichée dans le profil du membre.

• Cliquez sur le menu déroulant pour trier les contacts par Type de contact, Dernière mise à jour ou Contact d’urgence.

Les membres peuvent ajouter un contact ou un contact d’urgence à partir de Mon compte, veuillez vous référer à la documentation Ajout d’un contact dans Mon compte - Membre.

Liens familiaux

La création d’un lien de parenté est facultative, mais il s’agit d’un outil utile pour le registraire.

Pour modifier un membre de la famille : cliquez sur le membre et un panneau latéral s’ouvrira. Vous pouvez supprimer ou mettre à jour les informations.

Pour ajouter un membre de la famille : cliquez sur + Ajouter un membre de la famille. Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide du numéro HCR ou inscrivez le prénom, le nom, la date de naissance et l’identité de genre. Une fois le membre de la famille trouvé, sélectionnez le type de relation et cliquez sur Sauvegarder.

Compte lié au membre

À cet endroit, vous serez en mesure de voir les comptes de Mon compte liés à ce membre.

Plusieurs parents ne se souviennent pas de l’adresse courriel utilisée dans  Mon compte  lors de l’inscription de leur enfant. Vous pourrez donc valider avec le parent l’adresse courriel utilisée.

Si le parent a oublié son mot de passe, il doit cliquer sur  Mot de passe oublié, un courriel de Spordle contenant un code vérification sera envoyé au parent afin de valider son identité. Il est important de vérifier les courriels indésirables puisque ce type de courriel peut s’y retrouver.

Si une couronne bleue s’affiche dans l’un des comptes liés du membre, c’est qu’il s’agit du Titulaire du compte de ce membre.

En cliquant sur la case d’un compte lié du membre, un panneau latéral s’affichera à votre droite. En cliquant sur le bouton Action, il est possible d’Enlever ce compte lié au profil du membre.

Vous avez aussi la possibilité de changer le titulaire de compte en sélectionnant un compte n’ayant pas de couronne bleue, en cliquant sur le bouton Action dans le panneau latéral et en sélectionnant Définir comme titulaire.

Notes

Les notes peuvent être utilisées de plusieurs façons et sont un élément facultatif.

Pour ajouter une note : cliquez sur + Ajouter.