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1. Paramètres

1.1. Paramètres régionaux

À cet endroit vous pouvez choisir la ou les langues que vous désirez utiliser dans votre organisation.

Si vous choisissez les deux langues vous devrez à certains endroits de la plateforme surtout pour l’inscription en ligne, indiquer du texte en français et anglais.  Si vous choisissez une seule langue alors vous n’aurez qu’à entrer une seule langue.

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Taxes

Pour le moment, cette fonctionalité est désactivé. Veuillez inclure vos frais incluants les taxes si applicable.

Réglage de devises 

La devise est par défaut en $ Canadien.

1.2 Comptes marchands

Les comptes marchands actifs dans le HCR 2.0 ont été automatiqment activé et transféré dans le HCR 3.0

Pour les organisations désirant s’ouvir un nouveau compte marchand, veuillez cliquer sur l’onglet Compte marchand et ensuite cliquer sur + Créer.

Paramètres > Organisation > Compte Marchand → + Créer

2. Gestion de votre organisation

Comment accéder à son organisation? Dès que vous entrez dans la plateforme, vous devriez voir votre organisation.  Si toutefois vous avez accès à plusieurs organisations, vous aurez plusieurs cases.

2.1. Changer d’organisation

Pour les utilisateurs ayant accès à la gestion de plusieurs organisation, pour accéder à une organisation, vous devez cliquer sur Changer l’organisation et cliquer sur l’organisation recherchée. 

Changer organisation> Recherchez > Sélectionnez en cliquant sur Gérer

Pour valider que vous avez bien changé d’organisation, le logo ainsi que le nom de l’organisation devrait avoir changé en haut à gauche de l'écran sous le logo de Hockey Canada.

Vous pouvez aussi cliquer sur Organisation. Vous constaterez que le nom et les informations de l’organisation ont changés.

2.2. Informations générales

Vous devez aller dans votre organisation et dans Général ajouter ou modifier les informations de votre organisation.

Vous remarquerez qu’il y a des champs obligatoires à remplir. Dès que les informations seront entrées, vous n’avez qu’à cliquer sur Enregistrer.

Vidéo tutoriel

2.3. Utilisateurs

Dans cet onglet, vous pouvez voir qui a des droits dans le HCR 3.0 de votre organisation et leur rôle (droits).  Vous remarquerez également qu’il y a une colonne Actif à cet endroit, vous pourrez voir : Actif, Expiré, Inactif.

L’onglet Ajouter sera accessible seulement aux super-utilisateurs HCR.

Vidéo tutoriel

2.4. Personnel (Administrateurs – Bénévoles)

 À cet endroit, vous devez entrer tous ceux et celles qui ne sont inscrits sur un formulaire d’équipe:

 Administrateurs (ex. : président, vice-président, etc.), Bénévoles (directeur atome, responsable de la musique, responsable Covid-19).

 C’est important d’entrer toute personne qui a un poste afin de garder les archives souvent demandées quand nous désirons soit fêter celle-ci (année d’expérience).

Pour vérifier et valider les antécédents judiciaires, vous devez ajouter un participant existant. Pour de plus amples information, veuillez aller à la section gestion des participants.

Vidéo tutoriel

 ÉTAPE POUR L’INSCRIPTION EN LIGNE

 Avant de pouvoir créer votre inscription en ligne, vous devez d’abord configurer votre catalogue.

3. Catalogue

Il y a 3 sections dans le catalogue :

• Finances

• Produits et services

• Formulaires

3.1. Section « Finance » 

 Nous vous suggérons de commencer par la section « Finances » en créant vos rabais.

Vous cliquez sur « Catalogue > Finances > Rabais 

3.1.1. Rabais

Vous cliquez ensuite sur + Ajouter 

Le dialogue suivant apparaît :

Vous sélectionnez dans Type « Multiples participants ». Vous choisissez votre mode de rabais ($ ou %) et cliquez sur → Enregistrer

La fenêtre suivante vous permet de définir vos rabais.

Vous cliquez ensuite sur →  Enregistrer

Vous allez maintenant voir les rabais que vous avez créés. Veuillez noter que vous n'êtes pas obligé d'ajouter un rabais à votre inscription en ligne.  Un rabais va apparaître pour le parent seulement s’il inscrit le deuxième et suivant enfant en même temps (c’était aussi comme ça dans le HCR 2.0).

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3.1.2. Onglet « Versements »

Ensuite dans la section Finance vous allez créer vos versements.

Puis cliquez sur → + Ajouter

Vous allez voir dialogue suivant :

Vous indiquez le nom pour vos versements, le paiement initial que vous désirez (important le montant est en %). Vous choisissez le nombre de versements et la date pour chacun des versements que vous désirez par la suite (important le montant est toujours en %).

Vous allez voir les versements que vous avez créés. Si vous désirez modifier le statut ou supprimer un versement, vous cliquez directement sur le versement à modifier, et une fenêtre à droite va apparaître pour vous permettre de changer le statut (cliquez sur le petit crayon) ou de supprimer votre versement (cliquez sur Actions.

Vidéo tutoriel

3.2. Section « Formulaires »

 Cette section comporte 3 onglets :

• Questionnaires

• Dispenses

• Termes & Conditions

Nous vous suggérons de commencer par créer vos questionnaires.

3.2.1. Onglet « Questionnaires »

Vous allez dans la section « Formulaires » sur « Questionnaires » et cliquez sur « + Ajouter ». Vous pouvez créer un nombre infini de questionnaires, par contre vous pouvez associer seulement un (1) questionnaire par frais d'inscription puisque  les questionnaires sont ajoutés dans les tarifs d'inscriptions.

Dans chaque questionnaire, vous avez des sections et des questions. Vous pouvez créer le nombre de sections et le nombre de questions que vous voulez.

 Vous indiquez le nom de votre questionnaire. Ensuite vous indiquez le titre de votre première section dans « Titre de la section (FR) ». Si vous avez choisi seulement l’option « français » dans vos paramètres, vous allez seulement indiquer un titre en français, si vous avez choisi l’option « français » et « anglais » dans vos paramètres, vous allez devoir indiquer un titre en français et un titre en anglais.

Donc, vous pouvez ajouter autant de section et de question que vous le désirez à votre questionnaire.

Lorsque votre questionnaire est terminé, vous cliquez sur →  Créer  dans le bas à droite.

Vous pouvez modifier vos questionnaires en tout temps en cliquant directement sur le questionnaire.  Par contre, il est important que si vous supprimez un questionnaire et que des membres ont déjà répondu à celui-ci, les réponses seront conservées dans le membre.

Voici des exemples visuels de ce à quoi ressemble chaque questionnaire :

Réponse courte

Le format de réponse courte donne au participant la possibilité de saisir sa réponse.

Réponse longue

Le format de réponse longue donne au participant la possibilité de saisir sa réponse dans un format plus long par rapport à la réponse courte.

Case à cocher

Le format de réponse de la case à cocher donne au participant la possibilité de faire plusieurs sélections avec une case à cocher.

Bouton radio

Le format de réponse radio donne au participant la possibilité de faire une sélection avec les cercles.

Sélection simple

Le format de réponse à sélection simple donne au participant la possibilité de sélectionner sa réponse dans la liste déroulante.

Sélection multiple

Le format de réponse à sélection multiple donne au participant la possibilité de faire plusieurs sélections avec une liste déroulante.

Date

Le format de réponse par date donne au participant la possibilité de choisir une date parmi les dates fixées par l'organisation. Dans cet exemple, le participant doit donner une date entre le 8 juin 2021 et le 30 juin 2021.

Temps

Le format de réponse horaire donne au participant la possibilité de choisir une heure dans les délais fixés par l'organisation. Dans cet exemple, le participant doit choisir une heure entre 2h et 22h.

Nombre

Le format de réponse numérique donne au participant la possibilité de choisir un nombre parmi les nombres définis par l'organisation. Dans cet exemple, le participant doit choisir un nombre entre 1 et 10.

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3.2.2. Onglet « Dispenses »

Veuillez noter que les dispenses de Hockey Canada et de Hockey Québec seront automatiquement dans le logiciel. Vous ne pouvez les voir, seulement les parents lors de l’inscription de leur enfant.

Donc, dans cet onglet, ce sont vos dispenses d’association que vous devez créer. Important votre politique de remboursement ne va pas dans cet onglet (nous allons y revenir).

Vous cliquez sur →  + Ajouter

Vous créez votre dispense et cliquez sur →  Ajouter dans le bas à droite.

SVP FAIRE UNE DISPENSES COMME INDIQUÉ CI-DESSOUS. PRENDRE NOTRE QUE LES DISPENSES DES ORGANISATIONS PARENTS ONT SERONT AUTOMATIQUEMENT AJOUTÉ DONC VOUS N’AVEZ QU'À AJOUTER LES DISPENSES PROPRES À VOTRE ORGANISATION.

Vous pouvez créer le nombre de dispenses que vous désirez. Nous vous suggérons aussi d’inclure dans cet onglet le code d’éthique du parent. Par contre, le code d’éthique joueur ne doit pas se retrouver ici, car celui-ci doit être signé par le joueur et non le parent.  Pour ceux et celles, qui feront de l’inscription en ligne pour les entraîneurs et personnel de banc, nous vous conseillons d’ajouter dans les dispenses le Code d’éthique de l’entraîneur.

 Vous pouvez modifier ou supprimer une dispense simplement en cliquant directement sur votre dispense, l’image suivante apparaîtra pour que vous puissiez y apporter vos changements.

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3.2.3. Onglet « Termes & Conditions »

 C’est dans cet onglet que vous devez obligatoirement mettre votre politique de remboursement.

Vous cliquez sur →  + Ajouter

Si vous le désirez, vous pourriez inclure le lien pour votre formulaire de remboursement, le cas échéant, en cliquant sur le petit trombone.

Lorsque votre politique de remboursement est complète, vous cliquez sur « Ajouter » dans le bas à droite.

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3.3. Section « Produits et services »

3.3.1. Onglet « Frais d’adhésion »

Dans l’onglet « Frais d’adhésion », vous verrez les frais de Hockey Canada, de Hockey Québec et de votre région. Cet onglet sera déjà complété par les instances au-dessus de votre organisation.

Vidéo tutoriel

3.3.2. Onglet « Frais d’inscriptions »

 C’est dans cet onglet que vous allez créer vos frais d’inscription pour chacune de vos divisions.

Vous cliquez sur →  + Ajouter

Vous pouvez créer des frais pour vos joueurs, vos entraîneurs et pour vos arbitres. Nous vous suggérons de créer un frais à 0$ pour vos entraîneurs, personnel de banc et ainsi lorsque vous utilisez l’inscription en ligne pour eux, vous allez mettre à jour leur dossier, ils pourront également signer le code d'éthique de l’entraîneur et recueillir leurs documents en une seule étape. 

Lorsque vos frais sont complets, vous cliquez sur →  Ajouter

Vous pouvez modifier ou supprimer en tout temps un frais, simplement à cliquer directement sur le nom de votre frais et la boîte de modification apparaît à droite. Pour les modifications, vous cliquez sur le petit crayon.

 Vidéo tutoriel

3.3.3. Onglet « Autres articles »

La section « Autres articles » est pour tous les autres frais qui pourraient se rattacher à vos divisions durant la saison, exemple vos équipes ont la possibilité d’acheter une pièce d’équipement en particulier, comme une gaine. À noter que certains organisations pourraient ne pas avoir d’autres articles pour leur division.

 Vous pouvez modifier ou supprimer un article en tout temps, simplement en cliquant directement sur votre article et la fenêtre pour les modifications ou pour supprimer apparaîtra à droite.

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4. Inscription en ligne

Maintenant que votre catalogue est créé, vous pouvez configurer votre inscription en ligne.

Vous cliquez Inscription en ligne > Créer une nouvelle boutique 

Veuillez noter que la création de votre boutique est comme la création de vos forfaits dans le HCR 2.0.

Il y a 4 étapes pour créer votre boutique :

• Informations générales

• Articles et frais

• Termes et conditions, rabais et paiement

• Révision

4.1. Informations générales

Vous devez définir le nom de votre boutique (forfait) tel que les parents vont le voir lorsqu’ils vont entrer dans votre inscription en ligneue. Vous devez indiquer le courriel de la personne responsable des inscriptions en ligne.

Si vous désirez recevoir un avis par courriel lorsqu’une personne s’inscrit, vous cochez « Envoyer un courriel à chaque inscription ». Si cette case n’est pas cochée, vous ne recevrez pas de notification lorsqu’une personne s’inscrit et ce sera à vous d’aller voir dans le système si vous avez reçu des inscriptions.

Vous déterminez les dates pour la période que vous désirez ouvrir votre inscription en ligne pour ce forfait en particulier.

Ensuite vous pouvez indiquer un message que le parent va recevoir lorsqu’il aura complété l’inscription de son enfant, puis cliquez sur →  Suivant 

4.2. Articles et Frais

Vous cliquez sur →  + Ajouter  pour aller chercher le ou les frais reliés à votre boutique.

Lorsque votre frais pour l’inscription est ajouté, vous pouvez en tout temps le supprimer ou allez changer son statut, simplement en cliquant directement sur le nom du frais et la fenêtre pour les modifications apparaîtra à droite.

Si vous aviez d’autres articles pour cette boutique, vous allez chercher vos frais en cliquant →  + Ajouter 

C’est à cette étape que vous pouvez choisir de rendre un « Autres articles » obligatoire ou optionnel pour le participant.

Lorsque vous cliquez sur le nom de l’article, une fenêtre s’ouvre à droite pour vous permettre de cocher « obligatoire » ou non. De cette façon, ici dans l’exemple l’équipement (gaine) serait obligatoire et l’article « Team Fee » serait optionnel.

4.3. Termes et conditions, rabais et paiement

Vous devez maintenant ajouter votre politique de remboursement au niveau de « Termes et conditions ». Vous remarquerez que cette case est obligatoire pour toutes les inscriptions en ligne.

Ensuite vous allez chercher votre rabais (si vous en avez créé).

Dans « Options de paiement » lorsque vous avez un compte « Paysafe » il apparaîtra automatiquement dans la case « Compte marchand ». Vous pouvez aussi choisir d’accepter d’autre mode de paiement comme les chèques, l’argent comptant ou un virement Interac manuel. Simplement à cocher la case que vous désirez. Ensuite, cliquez sur « Suivant ».

Pour ce qui est du virement Interac manuel, vous devrez indiquer dans le message de l’inscription une note pour la procédure à suivre pour cette méthode de paiement.

Pour les chèques, vous devrez également ajouter une note avec l’adresse où envoyer les chèques, s’il y a lieu.

4.4. Révision

Vous êtes rendu à la dernière étape de la configuration de votre boutique, la révision.

Vous allez maintenant voir les informations que vous avez enregistrées pour chacune des étapes. Vous pouvez effectuer des modifications en cliquant en haut à droite sur « Modifier ». Lorsque vos modifications sont complétées pour cette étape, vous cliquez sur « Enregistrer ».

Lorsque vous avez révisé et que toutes les étapes de votre boutique sont complétées, vous cliquez sur « Créer une boutique en ligne ». Votre boutique (forfait) est maintenant enregistrée dans votre inscription en ligne. Vous refaites les mêmes étapes pour chacune de vos boutiques.

Vous remarquerez qu’il y a 3 statuts possibles pour chacune de vos boutiques :

• Actif (va apparaître seulement à la date que vous avez mise pour le début)

• Brouillon (va commencer seulement à la date que vous avez mise pour le début)

• Fermé

Il faudra faire attention car si votre boutique est dans le Statut Brouillon, vous devez savoir qu’à la date de début que vous avez placé, celle-ci sera disponible en ligne à cette date.

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5.  Transfert

5.1. Demande de transfert et partage

Assurez vous de suivre les règlements administratif de votre province.

Veuillez noter la différence entre un partage et un transfert permanent de participant.

Transfert permanent: le transfert permanent d’un participant, c’est un participant qui habitait dans un territoire ou une région et qui déménage dans un autre territoire d’association.

Partage: Le partage d’un participant, c’est un participant qui n’habite pas le territoire d’une organisation, mais qui pour une raison quelconque, reçoit une dérogation d’un an seulement. Cette dérogation doit être renouvelée chaque année, s’il y a lieu, pour aller évoluer sur le nouveau territoire.

Exemple 1 : Il manque un gardien de but pour votre équipe M11-C (Atome C) et l’organisation voisine vous en cède un pour l’année parce que cette organisation en a trop. Le partage doit être au préalable accepté entre les deux associations (président) en cause.

Exemple 2 : Il vous manque un joueur pour compléter votre équipe M11-C (Atome C) et il y a un joueur d’une autre région qui pourrait venir compléter votre équipe.

C’est encore un partage, mais qui doit être au préalable accepté entre les deux régions (président) en cause.

Dans le cas d’un partage, CETTE PERMISSION N’EST VALIDE QUE POUR L’ANNÉE EN COURS ET AUCUN AUTRE CHANGEMENT NE SERA AUTORISÉ.

Dans « Type de transfert » vous devez indiquer ►partage pour l’année.

IMPORTAN D’INDIQUER DANS LA SECTION NOTES LA RAISON DU TRANSFERT (ex. : manque de gardien de but).

5.2. Qui amorce/crée des demandes de transfert/partage? 

 Le transfert est TOUJOURS initiée par l’association qui désire obtenir un participant dans son organisation, et ce, peu importe le type de transfert. En d’autres mots, l’organisation dans laquelle le participant sera « transféré » va initier le processus de transfert. Cela ne peut être fait autrement.

5.3. Comment initier un transfer ou une demande de partage?

 Pour effectuer une demande de transfert d’un participant :

• Dans la section « Participant » vous devez obligatoirement cocher « Tous les participants de toutes les organisations »;

• Vous devez obligatoirement indiquer un « Prénom » (celui- ci peut être partiel ou complet)

et un « Nom de famille » (celui-ci peut être partiel ou complet);

• Ensuite cliquez sur « Rechercher »;

• Vous pouvez aussi effectuer la recherche avec le # d’identification du participant « Numéro HCR ».

Le système va vous montrez tous les participants correspondants à votre critère de recherche.

Lorsque vous avez trouvé le bon participant, vous cliquez au niveau de ce participant (ligne bleue) et le panneau de droite va vous montrer le nom, prénom, date de naissance et l’organisation primaire du participant. Pour initier le transfert, vous cliquez dans le haut à droit sur « Action » et cliquez sur « Demande de transfert ».

Dans le tableau suivant vous devez indiquer les informations concernant le transfert :

Vous pouvez aussi télécharger tout document pertinent à votre demande de transfert (exemple : preuve de résidence). Vous pouvez télécharger des documents en format Excel, Word, PDF, photo, etc.  Veuillez noter qu’au 1 juin, les documents ne seront pas obligatoires, par contre ce paramètre sera réévalué.

5.4. Suivi de votre demande de transfert