FAQ - Questions HCR
- Melanie Bujold
Configuration de l’inscription
Q : Que signifient les termes et conditions ?
R : C'est le dernier écran que vous verrez avant de confirmer votre paiement. Il s'agit de la politique de remboursement des boutiques en ligne.
Q : Qu'est-ce que les frais d'adhésion ?
R : Il s'agit des frais d'évaluation et de l'assurance hockey. Ces frais proviennent de Hockey Canada et couvrent chaque joueur.
Q : Que se passe-t-il lorsque j'exclus les frais d'adhésion ?
R : Les frais d'adhésion représentent le montant exigé du participant pour son inscription auprès de sa région pour la saison. En excluant les frais d'adhésion, votre organisation, pour cette inscription spécifique, n'est pas responsable de la collecte des frais d'adhésion. Cette option est généralement utilisée pour les camps d'entraînement et autres activités non liées à l'inscription à une saison de hockey.
Q : Comment puis-je configurer un non-joueur ?
R : Pour configurer un non-joueur, vous devez d'abord configurer votre article de catalogue dans la fenêtre "Frais d'inscription". Sous "Type de membre", il y a un menu déroulant où vous pouvez sélectionner les types de non-joueurs. (n'oubliez pas d'exclure les frais d'inscription). Une fois cette étape terminée, les types de non-joueurs seront disponibles dans la fenêtre d’inscription manuelle.
Q : Comment configurer des rabais ?
R : Pour ajouter un rabais, allez dans la fenêtre "Catalogue", sous la section "Finances", sélectionnez "Rabais". Vous devrez choisir entre "rabais en dollars" et "rabais en pourcentage". Dans la même fenêtre, vous devrez définir une règle pour l'application du rabais.
Conseil : La définition d'une règle pour un enfant supplémentaire n'écrase pas la première règle.
NOTE : les frais d'adhésion ne donnent droit à aucun type de rabais. Même si les rabais sur les frais réguliers de la AHM sont supérieures aux frais totaux. L'adhésion ne bénéficiera d'aucun rabais.
Q : Comment puis-je appliquer les règles de rabais à ma famille multi-enfants ?
R : Lorsque vous configurez votre boutique en ligne, dans la section "Paiements", sous "Conditions de paiement, rabais et paiements", ajoutez le rabais précédemment configurée qui s'applique.
NOTE: n'ajoutez qu'un seul rabais par famille. Même si vous essayez d'appliquer plus d'un rabais à une famille, un seul rabais fonctionnera.
Q : Comment appliquer des rabais à une inscription manuelle ?
R : L'application de rabais à une inscription manuelle doit se faire par le biais du processus de crédit. Dans le profil du membre, sous l'onglet transaction, cliquez sur "Ajouter" pour appliquer un crédit.
Conseil : vous devez appliquer le crédit à la transaction et pas seulement au profil du membre.
Q : Comment puis-je configurer les frais d’inscriptions hâtifs et les frais d’inscription tardifs ?
R : Note : les frais d’inscriptions hâtifs et les frais d’inscription tardifs correspondent aux montants que le membre va payer et non à la différence du montant des frais réguliers. Par exemple, si le montant total des frais est de 500 $ et que le rabais pour lève-tôt est de 50 $, vous devez entrer 450 $ (voir le tableau ci-dessous).
| Différence | Montant à entrer dans le HCR |
|---|---|---|
Frais régulier | 0 | $500 |
Frais tardif | +50 (Plus 50$ du tarif régulier) | $550 |
Frais hâtif | -50 (moins 50$ du tarif régulier) | $450 |
Pour mettre en place un frais : Dans le catalogue, sous "Produits et services", puis "frais d'inscription", cliquez sur "Ajouter", définissez le type de membre "joueur", sélectionnez la division, nommez le frais, sélectionnez le frais d'inscription régulier et le frais d’inscription hâtif ou tardif avec une date spécifiée.
Pour modifier un frais : Dans la même section que ci-dessus, cliquez sur la ligne du frais, un panneau latéral s'ouvre. De là, vous pouvez utiliser les "crayons bleus" pour modifier le montant des frais et/ou la date.
Q : Dois-je créer la dispense au droit du Rowan ?
R : Non. La dispense à la loi de Rowan sera créé et ajouter à vos dispense par la branche.
Q : Dois-je créer les dispenses de Hockey Canada ?
R : Non. Les dispenses de Hockey Canada seront transmises par Hockey Canada.
Q : Dois-je créer la dispense de la branche membre ?
R : Non. La dispense de la branche membre sera transmise par la branche.
Q : Dois-je créer une dispense ?
R : Vous avez la possibilité de créer autant de dispense pour AHM que nécessaire, mais ce n'est pas obligatoire.
Q : Pourquoi ne puis-je pas appliquer deux questionnaires à un frais d'inscription ?
R : Vous pouvez ajouter un questionnaire avec plusieurs questions, mais vous ne pouvez pas ajouter plusieurs questionnaires.
Versements, paiements, remboursements :
Q : Comment mettre en place des versements ?
R : Cliquez sur "Catalogue", "Finances" et "Versements". Pour appliquer le plan de versement échelonné, allez dans "Catalogue", "Produits et services", "Frais d'inscription".
Note : vous devez choisir le nombre de versements à effectuer.
Q : J'ai plusieurs plans de versements, comment puis-je leur donner des options ?
R : Vous devez configurer des plans de versements multiples. Cliquez sur "Catalogue", "Finances" et "Versements". Pour appliquer le plan de paiement par versements, allez dans Catalogue, produits et services, produits et services, frais d'inscription.
Q : Comment puis-je appliquer un crédit à un versement ?
R : Malheureusement, à l'heure actuelle, cette fonction n'est pas disponible. Cependant, nous sommes en train de l'étudier pour une prochaine version.
Q : Pourquoi ne puis-je pas établir un versement à 0 % ?
R : Malheureusement, à l'heure actuelle, cette fonction n'est pas disponible. Toutefois, nous l'examinons en vue d'une version ultérieure.
Q : Pourquoi les "autres articles" ne font-ils pas partie des versements ?
R : Malheureusement, cette fonction n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous sommes en train de l'étudier pour une prochaine version.
Q : Comment puis-je appliquer un remboursement ?
R : Allez dans le "Profil du membre", cliquez sur l'onglet "Transaction" et ensuite sur l'article. (Conseil : ne cliquez pas sur la facture ceci vous fera quitter la page). Le panneau latéral s'ouvre, cliquez sur le bouton d'action bleu. Il y a une option pour le remboursement.
Q : Comment puis-je effectuer un remboursement par une méthode autre que le paiement ?
R : Malheureusement, cette fonction n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous sommes en train de l'étudier pour une prochaine version.
Q : Comment effectuer un remboursement si je n'ai pas accepté le montant total du paiement ?
R : Malheureusement, cette fonction n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous sommes en train de l'étudier pour une version ultérieure.
Q : Comment puis-je rembourser un crédit initial ?
R : Malheureusement, cette fonction n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous l'envisageons pour une version ultérieure.
Q : Comment puis-je supprimer les rabais si un enfant d'une famille multi-enfants se désinscrit et facturer le montant ajusté au parent ?
R : Vous devez créer un "autre article" et l'appliquer à l'enfant. Allez dans Catalogue, produits et services, autres articles (par exemple, nommez-le "ajustement des frais"). Ensuite, allez dans le profil du membre, dans l'onglet inscription, cliquez sur ajouter pour faire une inscription manuelle d'un "autre article", sélectionnez “autre article".
Note : Vous devez sélectionner “Aucune inscription”, cliquez sur “suivant” afin d’accéder à “autres articles”.
Q : Que se passe-t-il lorsqu'un paiement échelonné est refusé ?
R : Le système va essayer de faire fonctionner la carte de crédit trois fois. Si cela ne fonctionne toujours pas, le profil du membre affichera le mot "Refusé".
Q : Comment recharger un versement après qu'il ait été refusé ?
R : Cliquez sur le mot rouge "Refusé" dans le profil du membre et la carte sera rechargée pendant la nuit.
Q : Comment modifier ou annuler un numéro de carte de crédit ?
R : Allez sur "Mon compte", cliquez sur "paiement".
Q : Comment rembourser un versement partiel ?
R :
Q : Comment modifier le type de paiement, des versements au solde total ?
R :
Q : J'ai annulé l'inscription, pourquoi y a-t-il un solde à payer ?
R : L'annulation d'une inscription n'est pas la même chose que le remboursement de la transaction ou l'annulation des versements futurs. Vous devez également suivre ces étapes.
Q : J'ai appliqué le paiement à une facture pour plusieurs enfants, mais je veux maintenant annuler l'inscription d'un des enfants. Comment puis-je appliquer le paiement aux autres enfants ?
R :
Q : Comment puis-je inscrire un enfant trop âgé ou trop jeune ?
R : Pour inscrire un enfant trop âgé ou trop jeune, vous devez d'abord l'inscrire dans sa catégorie d'âge, puis l'inscrire dans l'équipe appropriée. Vous devrez utiliser des crédits, des remboursements ou des "autres éléments" pour ajuster les frais.
Note : La fonctionnalité est en cours de développement afin d'utiliser le module d'échange pour gérer l'inscription des enfants trop âgés ou trop jeune.
Q : (Ontario seulement) Pourquoi suis-je capable de m'inscrire dans la mauvaise division ?
R : Les groupes d'âge de Hockey Canada sont par tranche de deux ans. Si vous vous inscrivez dans la mauvaise division, vous devrez utiliser le module d'échange afin de l'ajuster.
Q : Puis-je établir des restrictions d'âge pour les divisions ?
R : Oui. Mais veuillez créer un ticket de support en utilisant la bulle et en mentionnant "restriction de l'année de naissance".
Q : Pourquoi ne puis-je pas annuler un article optionnel ?
R : Vous pouvez annuler ces articles, mais vous ne pouvez pas les rembourser. Vous pouvez utiliser un remboursement général et indiquer le nom de l'article pour lequel le remboursement est effectué.
Inscription en ligne :
Q : Comment puis-je modifier les dates de ma boutique en ligne ?
R : Dans la fenêtre "Inscription en ligne", sélectionnez la boutique que vous souhaitez modifier. Dans la section "Informations générales", sélectionnez "Modifier". Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier les dates de début, les dates de fin et les heures. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer à la fin.
Q : Comment rendre un "autre article" obligatoire ?
R : Dans la fenêtre d'inscription en ligne, sélectionnez la boutique que vous souhaitez modifier Dans la section "Articles et frais", cliquez sur l'article que vous voulez rendre obligatoire et un panneau latéral s'ouvrira. Vous pouvez sélectionner les articles que vous souhaitez rendre obligatoires pour l'inscription.
Q : Pourquoi mes frais d'inscription n'apparaissent-ils pas dans ma boutique ?
R : Après avoir créé vos frais d'inscription dans votre catalogue, vous devez les ajouter à votre boutique en ligne. Vous trouverez cette information dans la section "Articles et frais".
Q : Pourquoi mes rabais s’appliquent-t-il pas dans ma boutique en ligne ?
R : Après avoir créé votre rabais dans votre catalogue, vous devez l'ajouter à votre boutique en ligne. Vous trouverez cette information dans la section "Conditions de paiement, rabais et paiements".
Q : Comment puis-je ajouter mon compte marchand à ma boutique en ligne ?
R : Dans l'inscription en ligne, allez dans la section "Conditions de paiement, rabais et paiements", allez dans les options de paiement et sélectionnez votre compte marchand dans le menu déroulant.
Q : Comment puis-je recevoir des notifications d'inscription ?
R : Dans la configuration de la boutique en ligne, dans la section "Informations générales", sous l'adresse courriel du registraire, il y a une case à cocher qui dit "envoyer un courriel à chaque inscription".
Q : Comment désactiver les notifications d’inscription ?
R : Dans la configuration de la boutique en ligne, dans la section "Informations générales", sous l'adresse courriel du registraire, décochez la case "envoyer un courriel à chaque inscription".
Q : Mes parents ne peuvent inscrire que des joueurs existants ?
R : Cela signifie que votre branche membre a désactivé la possibilité d'ajouter de nouveaux joueurs. Veuillez les contacter pour connaître la meilleure procédure pour créer un numéro HCR pour le nouveau joueur.
Q : Comment puis-je confirmer des inscriptions en masse ?
R : Malheureusement, pour le moment, cette fonctionnalité n'est pas disponible. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.
Transfert de membres
Q : Pourquoi ne peut-on pas initier un transfert ?
R : Il y a quelques raisons potentielles, les plus communes sont :
Solde impayé,
Solde en attente existant,
Le joueur est déjà partagé avec eux,
Les documents joints dépassent 10 Mo.
Q : Comment puis-je voir s'il y a déjà une demande de transfert ?
R : Allez sur le profil du membre et dans la rubrique " historique ", tous les transferts pour ce joueur seront affichés.
Q : Pourquoi mes transferts n'apparaissent-ils pas ?
R : Vous devez vous assurer que la case "action requise" n'est pas cochée.
Liste d'équipe
Q : Comment libérer un joueur ?
R : Ouvrez l'équipe, allez dans l'onglet “cahier d'équipe”, sélectionnez le joueur en surlignant sa ligne, cliquez sur le bouton d'action et sélectionnez libérer.
Q : Comment puis-je modifier mes numéros de chandail ?
R : Ouvrez l'équipe, allez dans l'onglet "cahier d'équipe", cliquez sur le bouton “Action” et "modifier le cahier d'équipe". Cela vous donnera accès à la modification des numéros de chandail.
Q : Pourquoi est-il obligatoire d'indiquer une position lorsque j'inscris des joueurs sur la liste ?
R : Si vous n'êtes pas sûr de la position du joueur, vous pouvez sélectionner "joueur" comme position.
Q : Comment puis-je déplacer des joueurs au statut affilié à celui d’actif ou vice versa ?
R : Vous devez libérer le joueur de son poste actuel et le réinscrire à la bonne position. Veuillez contacter votre branche pour obtenir de l'aide à ce sujet.
Q : J'ai accidentellement libéré un joueur, comment puis-je le récupérer ?
R : Il s'agit d'un outil réservé aux branches veuillez les contacter pour obtenir de l'aide.
Q : Comment puis-je modifier la catégorie de l'équipe ?
R : Dains le "profil de l'équipe" dans l'onglet "informations sur l'équipe", s'il n'y a pas de joueurs dans l'équipe, vous pouvez le modifier dans la section des informations sur l'équipe.
Q : Pourquoi les joueurs et les entraîneurs n'apparaissent-ils pas dans la fonction de recherche ?
R : La raison la plus courante est que l’entraîneur ou le joueur n'est pas partagé ou n'est pas membre de l'organisation.
Q : Pourquoi ne puis-je pas ajouter des joueurs à la liste des affiliés ?
R : Vous devez être inscrit dans une équipe en tant que joueur actif avant de pouvoir être inscrit en tant que joueur affilié.
Q : Pourquoi ne puis-je pas ajouter une personne en tant que joueur et entraîneur ?
R : Cela n'est pas autorisé actuellement.
Q : Comment puis-je soumettre mon équipe pour approbation ?
R : Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.
Q : Comment puis-je imprimer la liste officielle de mon équipe ?
R : Malheureusement, cette fonction n'est pas disponible pour le moment. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.
Q : Comment puis-je faire un double enregistrement pour un joueur ?
R : Malheureusement, pour le moment, cette fonction n'est pas disponible. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.
Rapport
Q : Comment puis-je exécuter un rapport de pré-inscription ?
R : Le pré-inscription est désormais appelé "inscription" dans HCR.
Q : Comment se fait-il que je ne puisse pas lier mon rapport de questionnaire à l'inscription ?
R : Malheureusement, à l'heure actuelle, cette fonctionnalité n'est pas disponible. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.
Q : Pourquoi mes inscriptions manuelles n’apparaissent-elle pas dans le rapport de ma boutique en ligne ?
R : L'option d'inscription en ligne n'est pas celle où toutes les inscriptions seront répertoriées. Ce module est uniquement destiné à ceux qui s'inscrivent en ligne. Vous pouvez créer des frais d'inscription sans les relier à une boutique en ligne réelle. Les inscriptions manuelles que vous avez créées seront visibles dans le profil du joueur réel.
Cliquez sur le mot inscription (cette case se trouve à côté du bouton de recherche bleu). Cliquez sur Rechercher. Vous obtiendrez une liste de tous les inscriptions (de toutes vos boutiques en ligne et de tous vos inscriptions manuelles).
Q : Comment puis-je générer un rapport sur les dispenses qui inclut toutes les dispenses ?
R : Actuellement, vous ne pouvez exécuter qu'un rapport sur les dispenses créé par le AHM. Une fonctionnalité future pourrait inclure toutes les autres dispenses.
Q : Quels rapports sont prévus pour HCR ?
R : Voici quelques rapports prévus :
Participants inscrits ne faisant pas partie d'une équipe
Déficiences
Participants précédemment dans une équipe et non inscrit
Participants dans plusieurs équipes
Q : Pourquoi les inscriptions annulées apparaissent-elles dans mes rapports ?
R : Nous devons conserver un historique de chaque transaction à des fins de suivi. Cependant, il existe une colonne distincte que vous pouvez utiliser pour les filtrer de votre rapport.
Q : Pourquoi, lorsque j'annule une inscription, celle-ci n'apparaît-elle pas comme annulée dans le rapport sur le questionnaire ?
R : Malheureusement, à l'heure actuelle, cette fonction n'est pas disponible. Cependant, nous l'envisageons pour l'avenir.