Plusieurs étapes sont nécessaires à la création de vos inscriptions et de vos boutiques en ligne. Afin de vous assurer du succès de vos inscriptions, voici un guide étape par étape qui vous aidera.
Changer de saison
Pour modifier votre saison active, allez dans le haut de la page et cliquez sur le fil d’Ariane. Cliquez sur la saison et la liste déroulante se développera. Sélectionnez la saison dans laquelle vous souhaitez travailler.
Vous constaterez qu’une bannière jaune s’affichera en haut de la page. Malgré cet avertissement, vous pouvez tout de même configurer votre nouveau catalogue et votre boutique en ligne. Cette bannière est là pour vous indiquer que vous travaillez dans une saison autre que celle qui est actuellement active.
RAPPEL : Les frais d’affiliation doivent être activés par les organisations nationales, provinciales et régionales pour que l’organisation locale puisse créer des frais d’inscription.
Si les frais d’affiliation ne sont pas activés, la division sera grisée dans le menu déroulant lors de la création des frais d’inscription.
Configuration de votre catalogue | ||
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Étapes | Menu | Bonnes pratiques |
Vérifier si les informations générales de votre organisation sont à jour (obligatoire) | Gestion Organisation | Pour faire des modifications, cliquez sur l’onglet Général et ensuite sur modifier dans la case Informations générales afin de faire vos modifications. L’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone de votre organisation seront affichés sur votre page d’inscription. |
Vérifier si le compte marchand de votre organisation est activé | Gestion Organisation | Un Compte Marchand vous permet d’accepter les paiements par carte de crédit dans votre boutique en ligne. IMPORTANT : si vous aviez un compte marchand et que celui-ci est désactivé, vous devez communiquer avec Paysafe afin que votre compte soit réinitialisé. Pour activer un compte marchand, consulter la documentation Compte Marchand. |
Mettre à jour le personnel de votre organisation (facultatif) | Gestion Organisation | Vous devez ajouter tous les bénévoles de votre organisation dans l’onglet Personnel. |
Vérifier si des versements doivent être créés ou modifiés (facultatif) | Catalogue Versements | Il est possible de faire le Roulement des versements d’une saison antérieure. Vérifier bien les informations de pourcentages et de dates, si cela ne vous convient pas vous devez Ajouter de nouveaux versements. CONSEIL : il est impossible de changer le nom de vos versements antérieurs, assurez-vous de nommer vos versements avec un nom générique, par exemple : Versement Été, Versement Hiver, etc. Cependant, n’oubliez pas que le titre de vos versements ne sera pas visible au public. RAPPEL : Chaque saison, vos versements doivent être liés à vos frais d’inscription, et ce même si vous l’aviez déjà lié la saison précédente. |
Vérifier si des rabais doivent être créés ou modifiés (facultatif) | Catalogue Rabais | Les rabais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos rabais. NOTE : il est possible de créer des Rabais par code postaux ou pour de Multiples participants, n’hésitez pas à consulter la documentation pour plus de détails. CONSEIL : le nom de vos rabais sera affiché dans votre boutique en ligne, nous vous suggérons d’utiliser des noms génériques comme Rabais familial, Rabais Terrebonne, etc. Si vous souhaitez changer des pourcentages et des montants dans les rabais, vous devez créer de nouveaux rabais. RAPPEL : vos rabais doivent être liés à votre boutique en ligne et un seul rabais peut être ajouté dans une boutique en ligne. |
Vérifier si des conditions de paiement doivent être créées ou modifiées (obligatoire) | Catalogue Conditions de paiements | Les Conditions de paiement sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos conditions de paiement. Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Conditions de paiement. RAPPEL : chaque saison, vos conditions de paiement doivent être liées à votre inscription en ligne et une seule condition de paiement peut être ajoutée dans une boutique en ligne. |
Vérifier si des dispenses doivent être créées ou modifiées (facultatif) | Catalogue Dispenses | Les Dispenses sont importées d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications à vos dispenses. Vous pouvez aussi ajouter de nouvelles Dispenses. CONSEIL : Vérifier les dispenses de vos organisations provinciales et régionales afin d’éviter de répéter les mêmes dans votre organisation. Celles-ci seront affichées dans le panneau latéral de vos frais d’inscription sous l’onglet Catalogue. RAPPEL : vos dispenses doivent être liées à vos frais d’inscription. |
Vérifier si des questionnaires doivent être créés ou modifiés (facultatif) | Catalogue Questionnaires | Les Questionnaires sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou ajouter de nouvelles questions. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Questionnaires. IMPORTANT : vous pouvez ajouter un seul questionnaire par frais d’inscription, c’est la raison pour laquelle vous pouvez créer des sections dans votre questionnaire et ainsi poser plusieurs questions sur divers sujet. RAPPEL : chaque saison, vos questionnaires doivent être liés à vos frais d’inscription. |
Vérifier si d’autres frais doivent être créés ou modifiés (facultatif) | Catalogue Autres Frais | Les Autres Frais sont importés d’une saison à l’autre, vérifiez si vous devez faire des modifications ou en ajouter. NOTE : le nombre total des articles vendus ne se réinitialise pas d’une saison à l’autre, la colonne du nombre total affiche donc le nombre total vendu incluant toutes les saisons précédentes. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux Autres Frais. IMPORTANT : vous ne devez pas créer vos frais d’inscription dans cette section. |
Vérifier si des frais d’affiliation doivent être créés ou modifiés (facultatif) | Catalogue Frais d’affiliation | RAPPEL : Il ne sera pas possible de modifier vos frais d’affiliation si votre organisation régionale et provinciale n’a pas encore activé ses frais d’affiliation Les frais d’affiliation sont importés d’une saison à l’autre, si votre organisation facture des frais d’affiliation, vérifiez si des modifications doivent être faites et assurez-vous que ces derniers soient actifs. IMPORTANT : votre organisation reçoit 100 % du montant des frais d’inscription, le frais d’affiliation ne sont pas déduits du paiement lors du paiement de vos membres. Les frais d’affiliation vous seront facturés ultérieurement par votre organisation régionale ou provinciale. |
Faites le roulement de vos frais ou créez vos frais d’inscription pour la saison courante, et ce pour chaque division. | Catalogue Frais d’inscription | RAPPEL : Il ne sera pas possible de faire le roulement de vos frais d’inscription ou de créer de nouveaux frais si votre organisation régionale et provinciale n’a pas encore activé ses frais d’affiliations. Il est possible de faire le roulement de vos frais d’inscriptions d’une saison antérieure et de faire uniquement les modifications souhaitées. Cependant, vous devez lier les questionnaires, les dispenses et les versements puisque ceux-ci ne sont pas importés lors du roulement des frais d’inscription. NOTE : vous pouvez importer tous vos frais d’inscription de la saison précédente ou sélectionner seulement ceux que vous souhaitez. Il est donc possible de faire le roulement uniquement pour vos frais d’été et à l’automne faire un autre roulement pour vos frais d’hiver. CONSEIL : pour sélectionner vos frais d’une saison précédente, vous devez cliquer dans le rectangle blanc à droite soit à la fin du nom. Si vous cochez la case à gauche, le frais ne se sélectionneront pas. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi Créer de nouveaux frais. BONNES PRATIQUES POUR VOS FRAIS D’INSCRIPTION
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Création de vos boutiques en ligne | |||
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Création de vos boutiques en ligne | Gestion Inscription en ligne | ** Bonnes pratiques pour la création de vos boutiques en ligne **
RAPPEL : cette boutique NE DOIT PAS être la même que celle des joueurs. Vous pouvez mettre vos arbitres, entraineurs et bénévoles dans la même boutique.
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Saison | Inscription en ligne Information générale | Assurez-vous de créer votre boutique dans la bonne Saison. | |
Langues | Indiquer la Langue que vous souhaitez pour votre boutique en ligne (Français, Anglais ou les deux) Si vous souhaitez avoir une boutique dans les deux langues, mais qu’une seule langue s’affiche, allez dans le menu Gestion - Organisation, et dans la case Paramètres Régionaux de l’onglet Général, cliquer sur Modifier et sélectionner les langues souhaitées. | ||
Adresse courriel du registraire | Indiquer l’adresse courriel du registraire. | ||
Envoyer un courriel à chaque inscription | Si vous souhaitez recevoir un courriel à chaque inscription, vous constaterez que la case est déjà cochée, si vous ne souhaitez pas recevoir un courriel, décochez cette case. L’adresse courriel utilisée sera celle indiquée à la case Adresse courriel du registraire. CONSEIL : Nous vous suggérons de décocher la case lorsque vous commencez vos inscriptions pour ainsi éviter de recevoir plusieurs courriels, lorsque le rythme de vos inscriptions diminue ou que vos activités débutent, vous pouvez retourner dans votre boutique en ligne et cocher la case. | ||
Période d’inscription | Inscription en ligne Période d’inscription | Vous devez définir la date et l’heure de début et de fin de votre Période d’inscription. Si vous ajoutez une date future et que le statut de votre boutique en ligne est actif, celle-ci s’ouvrira pour les inscriptions à la date et l’heure sélectionnée. Il est possible de fermer votre boutique en ligne avant la date sélectionnée en changeant le statut pour fermer. NOTE : la mise à jour du système se fait au 15 minutes. Ce qui signifie que si vous avez mis l’ouverture de votre boutique en ligne à 13:05, celle-ci s’ouvrira à 13:15. | |
Saison d’activité | Inscription en ligne Période d’inscription | Vous devez sélectionner la Saison d’activité de vos inscriptions.
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Message | Inscription en ligne Message | Vous pouvez ajouter un Message de confirmation à votre inscription. Ce message s’affichera à la fin du processus d’inscription de vos membres et sur la facture de ces derniers. Cette option est facultative. Voici des suggestions des messages que vous pouvez ajouter :
Plusieurs autres messages peuvent être envoyés selon vos besoins, il ne s’agit là que de quelques exemples. NOTE : plusieurs options de formatage de texte sont disponibles. Il est impossible d’ajouter une pièce jointe, mais vous pouvez ajouter un lien web. | |
Inscriptions | Inscription en ligne Inscriptions | Vous devez ajouter les Frais d’inscription de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue. CONSEIL : il est possible de changer l’ordre d’affichage de vos frais d’inscription si ces derniers ne sont pas dans l’ordre souhaité. Vous n’avez qu’à cliquer sur chacun frais d’inscription que vous avez ajoutés à votre boutique en ligne afin d’ouvrir le panneau latéral et changer l’ordre d’affichage de vos frais en utilisant le crayon bleu. | |
Autres Frais | Inscription en ligne Autres Frais | Vous pouvez ajouter les Autres Frais de votre choix que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue. CONSEIL : si vous souhaitez que certains autres frais soient obligatoires pour toutes vos inscriptions ou seulement pour certaines inscriptions. Vous devez cliquer sur les autres frais que vous avez ajoutés à votre boutique en ligne afin d’ouvrir le panneau latéral et cocher les inscriptions dont les autres frais doivent être obligatoires au moment de l’inscription du membre. NOTE : Tous les autres frais sélectionnés seront visibles pour toutes les catégories dans votre inscription en ligne que vous les ayez rendus obligatoires ou non. | |
Conditions de paiement | Inscription en ligne Conditions de paiement | Sélectionnez dans le menu déroulant les Conditions de paiements que vous aurez préalablement créées dans votre catalogue. RAPPEL : vous devez obligatoirement ajouter des conditions de paiement à votre boutique en ligne et une seule condition de paiement peut être ajoutée dans une boutique en ligne. | |
Rabais | Inscription en ligne Rabais | Sélectionnez dans le menu déroulant les Rabais que vous aurez préalablement créés dans votre catalogue. Note : cette option est facultative et un seul rabais peut être ajouté dans une boutique en ligne. | |
Options de paiement | Inscription en ligne Options de paiement | Sélectionnez les Options de paiement acceptées pour votre inscription en ligne.
RAPPEL : vous devez obligatoirement sélectionner au moins une méthode de paiement. Vous pouvez accepter uniquement les paiements par carte de crédit ou uniquement des paiements manuels si vous n’avez pas de Compte Marchand. | |
Révision de votre boutique en ligne | Inscription en ligne Révision | Le système vous demande de Réviser les informations que vous avez créées pour votre boutique en ligne et de confirmer la création de votre boutique. NOTE : vous pourrez faire des modifications à votre boutique en ligne après avoir créé celle-ci. | |
Statut de la boutique en ligne | Inscription en ligne Statut | Après avoir créé votre boutique en ligne, il est important de changer son Statut à Actif, le statut par défaut sera Brouillon. RAPPEL : si votre date de début d’inscription est planifiée à une date future, vous pouvez changer le statut à Actif et votre boutique s’ouvrira à la date et l’heure prévue. Il est aussi possible de changer le statut la journée où vous souhaitez ouvrir vos inscriptions. MAIS, n’oubliez pas que le statut de la boutique doit être Actif afin que vos membres puissent procéder à leurs inscriptions. | |
Partage de la boutique en ligne | Inscription en ligne Partage | Votre boutique d’entraineurs, d’arbitres et de bénévoles doit être Partagée avec les autres organisations afin que les membres provenant d’une autre organisation puissent s’inscrire à titre d’entraineur, d’officiel ou de bénévole dans votre organisation. | |
Lien de la boutique en ligne | Inscription en ligne Lien | Vous pouvez accéder à votre boutique en ligne en cliquant sur l’image du petit chariot. En cliquant sur la dernière icône (petit carré), vous pourrez copier le lien URL de votre boutique et ainsi le faire parvenir à vos membres ou l’afficher sur votre site web. | |
Conseils et Astuces | ||
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Partager le guide d’inscription en ligne pour les parents et membres | Page Inscription | Faites parvenir le guide d’inscription en ligne à vos parents et vos membres et assurez-vous de l’afficher sur vos réseaux sociaux. Ce guide aidera vos membres et vos parents dans leur processus d’inscription. Nous vous suggérons aussi de partager la documentation sur la mise à jour des informations de carte de crédit de vos membres. |
Tester la vue publique de votre boutique en ligne | Inscription en ligne | Testez la vue publique en cliquant sur l’icône qui mène à la boutique en ligne. |
Vérifier si votre compte marchand fonctionne | Page Inscription | Si vous utilisez un compte marchand, effectuez une transaction en ligne, cela vous permettra de vérifier que votre compte est bien lié après avoir testé la vue publique. ATTENTION : vous ne devez pas créer de FAUSSES INSCRIPTIONS, il est impossible de supprimer les inscriptions que vous pourriez faire comme test. CONSEIL : faites plutôt une vraie transaction pour un membre qui s’inscrira réellement. Vous pouvez faire l’inscription en ligne avec votre enfant ou demander à une personne de votre organisation d’inscrire son enfant. |
Faites une inscription manuelle | Membres Inscriptions | Faites une Inscription manuelle pour un membre que vous souhaitez réellement inscrire. ATTENTION : vous ne devez pas créer de FAUSSES INSCRIPTIONS, il est impossible de supprimer les inscriptions que vous pourriez faire comme test. CONSEIL : procéder à l’inscription manuelle d'un membre que vous devrez réellement inscrire. Vous pouvez faire l’inscription manuelle de votre enfant ou celle d’un enfant du personnel de votre organisation. |
Inscription manuelle pour un membre qui n’est pas dans votre club | Membres Inscriptions Mouvement | Si vous souhaitez inscrire un membre manuellement et que celui-ci n’est pas dans votre organisation, vous devez tout d’abord faire une demande de Mutation. Une fois que le membre est muté dans votre organisation, vous pouvez alors procéder à l’Inscription manuelle de celui-ci. RAPPEL : avant le début de la saison, tous les joueurs peuvent s’inscrire uniquement en ligne dans le club de leur choix. |
Modifier le destinataire sur une facture | Membres Inscriptions | Lors d’une inscription manuelle, le destinataire sur la facture sera le membre inscrit puisque le système ne détecte pas qui est le payeur. Vous devez donc spécifier qui est le payeur en modifiant le destinataire de la facture et lier son profil à celui-ci du membre inscrit en modifiant l’identité sur la facture. |
Inscription faite par la ville ou pour équipe Senior dont les joueurs ne s’inscrivent pas en ligne | Tâches Renouveler les membres | Si les inscriptions de vos membres se font par votre ville, vous devez tout de même affilier les membres inscrits à la saison courante. Vous ne devez pas créer des frais d’inscription et une boutique en ligne. Vous devez Renouveler les membres en lot en cliquant sur le menu Tâches et en sélectionnant Renouveler les membres. Note : une facture du montant des frais d’affiliation sera créée dans le profil du membre. |
Rapport d’inscription | Rapports Inscription | Si vous souhaitez avoir la liste de vos membres inscrits, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour sortir votre rapport.
Une fois vos filtres sélectionnés, cliquer sur Rechercher, vous pouvez ensuite imprimer le rapport en cliquant sur le bouton Action et en sélectionnant Exportation Excel. CONSEIL : nous vous suggérons DE NE PAS utiliser le rapport du menu Inscription en ligne, ce rapport va générer uniquement les inscriptions en ligne. Les inscriptions manuelles ou les échanges d’articles (même si le paiement a été fait par carte de crédit) ne seront pas affichés dans ce rapport. Pour vous assurer d’avoir toutes vos inscriptions, vous n’avez qu'à suivre la procédure ci-dessus afin d’avoir le rapport complet de vos inscriptions. |