Informations sur l’assurance

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Voir le tableau ci-dessous pour les changements de statut

Meilleures pratiques

• Avant d’ouvrir une nouvelle réclamation, confirmez qu’une réclamation n’a pas encore été commencée pour ce participant.

• Si un membre a plus d’un profil dans le HCR, il devrait être fusionné avant de commencer une demande pour s’assurer que le paiement n’est pas fait deux fois sur une demande.

• Notre objectif est de n’avoir aucun document envoyé par courriel pour une réclamation d’assurance. Vous devez utiliser le HCR, celui-ci améliore l’efficacité et est plus sécuritaire.

• Entrez la réclamation dès que vous recevez le rapport de blessures ou dès que vous le pouvez. Essayez d’éviter d’accumuler le nombre de réclamations avant de les entrer dans le HCR.

• Pour limiter la taille de la pièce jointe, numérisez vos documents en format PDF plutôt qu’en format image. Vous pouvez également les numériser à une résolution inférieure pour réduire la taille du fichier. La limite de fichiers d’assurance est fixée à 20 Mo.

• Nommer toujours le document que vous ajoutez au HCR afin qu’il soit plus facile à consulter plus tard et qu’il puisse également être géré avec les calendriers de conservation des documents.

Soumettre une réclamation

Avant de commencer une nouvelle réclamation, n’oubliez pas de toujours faire une recherche sur le participant afin de confirmer si une réclamation a été commencée. Si une réclamation est trouvée, examinez les informations pour confirmer s’il s’agit du même accident ou s’il s’agit d’un nouvel accident. Pour rechercher le participant, entrez le prénom et le nom de famille ou le numéro HCR.

Faire une réclamation pour une saison antérieure

Si vous souhaitez faire une réclamation pour une autre saison que celle qui est en cours, une notification vous avisera que votre demande n’est pas créée dans la saison courante.

De plus, un courriel sera envoyé aux utilisateurs du module Assurance afin de les aviser qu’une demande de réclamation est créée pour une saison antérieure.

Open

Faire une réclamation pour la saison en cours

Dans les options du menu Tâche et sélectionnez Assurance.

Pour entrer une nouvelle réclamation, cliquez sur +Ajouter.

Open

Une fenêtre contextuelle s’affichera vous permettant de rechercher le membre soit avec son prénom et son nom de famille ou avec son numéro HCR.

Si plus d’un résultat est trouvé, passez en revue les informations suivantes : nom, numéro de HCR, date de naissance, association primaire, adresse et sélectionnez le bon membre.

Ouvrir une nouvelle réclamation

Réclamation

Réserve (Hockey Canada seulement) : Si vous connaissez le montant de la réserve, vous pouvez l’inscrire et le statut changera automatiquement à Ouvert. Si vous ne connaissez pas le montant, vous pouvez le laisser à 0 $ avec le statut en attente. 

Statut (Hockey Canada seulement) : Indiquer à l’aide du menu déroulant le statut de la réclamation.

• Ouvert

• Classé

• En attente

• Ouvert - En attente

• Classé - Aucun chèque

• Nouveau document

• Nouveau rapport de blessure

Accident

Le système vous demandera d’indiquer les informations de base sur l’accident. Si les informations concernant l’endroit où l’événement s’est produit, la pénalité, le type d’événement et le temps de l’événement ne sont pas disponibles lorsque vous commencez la réclamation, vous pouvez sélectionner Aucune information dans la liste déroulante.

Les champs obligatoires sont ceux indiqués avec un astérisque rouge (*).

Blessure

Les informations sur la blessure doivent être complétées.

Les informations obligatoires sont celles indiquées avec un astérisque rouge (*).

Si les informations ne sont pas disponibles au moment de l’entrée de la demande, sélectionnez Aucune information.

Pour l’équipement porté en cas de blessure, vous pouvez sélectionner plus d’une option si nécessaire.

Info d’assurance

Entrez les informations d’assurance du joueur, de l’officiel d’équipe, de l’officiel du match ou du spectateur si les informations sont disponibles.

Documents

Dans la sélection des documents, si vous avez les documents au moment de l’entrée de la réclamation, cliquez sur Ajouter un document pour télécharger le rapport d’accident, la facture d’assurance ou le reçu. La taille du fichier à télécharger est de 20 Mo.

Info Équipe

Si le membre fait partie d’une équipe, sélectionnez l’équipe avec laquelle la blessure s’est produite. Si elle n’est pas répertoriée, sélectionnez Équipe non listée et entrez manuellement le nom de l’équipe et la division.

Officiel de l’équipe

Entrez l’officiel de l’équipe inscrit sur le formulaire de réclamation d’assurance ainsi que sa position à titre d’officiel de la partie.

Approbation de la branche

Si la réclamation est acceptée par la branche, vous devez cocher cette case. Si celle-ci n’est pas encore acceptée, il vous sera possible de cocher cette case ultérieurement.

Une fois terminé, cliquer sur Soumettre.

Affichage de la réclamation

Une fois la réclamation soumise, elle s’affichera dans la liste et vous indiquera la saison, le numéro de réclamation, le type de réclamation d’assurance membre, la blessure, la réserve, la date et le statut.

Mise à jour de la réclamation

Onglet Accident

Si vous cliquez sur une réclamation d’assurance, l’onglet Accident du panneau latéral vous permettra, s’il y a lieu, de mettre à jour les informations.

Vous n’avez qu’à utiliser le crayon bleu afin de modifier les informations souhaitées.

Onglet Blessure

Pour modifier ou ajouter des informations concernant la blessure, cliquer sur l’onglet Blessure et procéder aux modifications ou aux ajouts à l’aide du crayon bleu.

Pour ajouter des factures ou des reçus à une réclamation, cliquer sur Ajouter un document dans le bas du panneau latéral et sélectionner le type de document que vous souhaitez ajouter.

Si des documents ont déjà été ajoutés à la demande, un registre complet des personnes qui ont indiqué que le document avait été révisé sera affiché. Chaque fichier qui est ajouté indiquera s’il a été révisé et l’information sera enregistrée dans la base de données.

Onglet Info Assurance

Pour mettre à jour ou ajouter des informations au sujet des assurances du membre, vous n’avez qu’à cliquer sur l’onglet Info Assurance et faire les modifications souhaitées à l’aide du crayon bleu.

Traitement d’une réclamation

Feuille de travail (Hockey Canada seulement)

La feuille de travail est imprimée selon le fichier papier de la demande. Vous pouvez imprimer la feuille de travail à partir du panneau latéral à l’aide du bouton Action en sélectionnant Imprimer la feuille de travail.

Pour imprimer un lot de feuilles de calcul, sélectionnez le bouton Feuille de calcul situé au-dessus de la liste des réclamations sur la page principale.

En sélectionnant l’option Créés par moi, vous pourrez imprimer toutes les feuilles de calcul pour les réclamations que vous avez créées et qui n’ont pas été imprimées.

En sélectionnant l’option Par numéro, vous pouvez entrer la plage de numéros d’identification d’accident que vous souhaitez imprimer.

Une fois votre sélection faite, cliquer sur Imprimer.

Créer un chèque (Hockey Canada seulement)

Pour créer un chèque, cliquez sur la réclamation du membre afin d’ouvrir le panneau latéral.

À partir de cet endroit, il y a 2 façons de créer un chèque.

1. Cliquer sur le bouton bleu Action et sélectionner Créer un chèque

2. Au bas de l’onglet Informations sur l’accident, il y a un bouton Créer un chèque.

Entrer le montant du chèque et indiquer le service.

Sélectionner à qui le chèque sera émis.

• Plaintif : Il vous montrera l’adresse du membre dans son profil. Si la bonne adresse n’y figure pas, vous pouvez vous rendre dans le profil du membre et ajouter une adresse.

  • Remarque : ne faites pas de cette adresse l’adresse principale

• Gardien : Le système vous demandera de choisir le contact du gardien dans la liste de la section contact du profil du membre. Si celui-ci n’y figure pas, sélectionnez Absent de la liste et vous pourrez saisir le prénom, le nom et le type de contact. Si la bonne adresse n’y figure pas, vous pouvez vous rendre dans le profil du membre et ajouter une adresse.

• Autre : Le système vous demandera de sélectionner un bénéficiaire, vous pouvez choisir dans la liste ou cliquer sur Créer un bénéficiaire et entrer les informations requises.

S’il y a lieu, vous pouvez ajouter un commentaire dans la section Mémo.

Imprimer un chèque (Hockey Canada seulement)

Pour imprimer un chèque, sélectionnez le bouton Chèques situé sur la page principale au-dessus de la liste des réclamations.

Dans la fenêtre Paramètres d’impression, entrez le numéro de départ indiqué sur le chèque sur lequel vous imprimez et sélectionnez la date d’impression du chèque.

Remarque : cela imprimera tous les chèques qui ont été créés.

Le numéro du chèque, la date d’impression et l’identité de la personne qui ont imprimé le chèque seront ajoutés à l’information du panneau latéral.

Si un chèque doit être réimprimé ou annulé, il est possible de le faire en cliquant sur les 3 points de la section chèque du panneau latéral et en sélectionnant l’option souhaitée.