Menu Stage

Filtres dans la liste de vos stages

Dans le menu Gestion - Stage, la page vous affichera la liste des stages créent pour la saison.

Il vous sera possible de faire une recherche en sélectionnant l’organisation ou le statut du stage.

Cependant, si vous souhaitez plus d’options de filtres, vous pouvez cliquer sur le bouton Plus de filtres dans le coin inférieur droit pour une recherche étendue.

Open

Les filtres vous afficheront les options suivantes :

• Catégories

• Qualifications

• Plage de dates

• Format de stage

  • En ligne - Sur demande

  • En ligne - En direct

  • En personne

Pour effacer l’historique des filtres, cliquez sur Réinitialiser.

Open

Informations dans la liste de vos stages

Vous pouvez rechercher un stage en inscrivant son numéro HCR dans le champ de recherche et vous pouvez trier la liste en cliquant sur les flèches directionnelles situées à côté de chaque titre d’entête.

Les entêtes suivants seront affichés :

• # de stage : le numéro associé à chaque stage

• Nom du stage : le nom que vous avez donné à ce stage

• Statut : le statut du stage

• Date de début : la date de début du stage

• Format : le format sur stage (En ligne - Sur demande, En ligne - En direct, En personne)

• Participants : le nombre de participants inscrits au stage

• Organisation hôte : l’organisation qui gère le stage

Vous pouvez cliquer sur l’un des liens de stage en bleu afin d’accéder à la page du profil du stage afin d’avoir plus de détails.

Panneau latéral dans la liste des stages

Si vous cliquez sur la ligne d’un stage (pas sur le lien bleu), un panneau latéral s’ouvrira à votre droite et les onglets Détails et Participants seront affichés.

Onglet Détails

Dans l’onglet Détails, les informations suivantes seront affichées :

• Le nombre de participants inscrits

• Le nombre de participants en attente

• La catégorie du stage

• La qualification du stage

• Le statut du stage

• L’emplacement

• Le coût

• La personne contact et l’instructeur du stage

• Le détail des séances

Onglet Participants

Dans l’onglet Participants les informations suivantes seront affichées :

• Case de recherche des participants

  • Permet d’accéder rapidement au profil d’un membre et à son dossier de participant de stage

• Liste des participants inscrits

• Liste des participants en attente

• Un crochet bleu vous indiquera les participants ayant payé le stage

En cliquant sur le lien bleu du numéro HCR d’un participant, vous serez dirigés vers la page de son profil.

En cliquant sur Voir liste dans le stage vous serez dirigé vers l’onglet Participants du stage.

Le bouton Action dans le panneau latéral d’un stage vous permet de faire les actions suivantes :

• Dupliquer le stage (consulter la documentation Dupliquer un stage ou des participants d’un stage)

• Supprimer le stage (consulter la documentation Supprimer un stage)

En cliquant sur Voir profil vous serez dirigé vers l’onglet Vue d’ensemble du stage.

Dupliquer un stage ou des participants d’un stage

En sélectionnant Dupliquer à partir du bouton Action, cette option vous permettra de dupliquer les informations de votre stage ou de dupliquer les participants inscrits à ce stage.

En cliquant sur Dupliquer, le système vous offrira les deux options :

• Dupliquer cette clinique

  • Le profil complet du stage sélectionné sera alors dupliqué

• Dupliquer cette clinique avec les participants

  • Le profil du stage ainsi que tous les participants seront dupliqués

Dupliquer cette clinique

Une fois votre stage dupliqué, il vous sera possible de mettre à jour et confirmer les informations d’origine du stage, et ce suivant la même procédure que pour la création d’un stage.

Dupliquer cette clinique avec les participants

Une fois votre stage et les participants inscrits dupliqués dans un nouveau stage, il vous sera possible de mettre à jour et confirmer les informations d’origine du stage, et ce suivant la même procédure que pour la création d’un stage.

Supprimer un stage

Il est possible de supprimer un stage qui a été créé par erreur. Toutefois, pour supprimer le stage aucun participant ne doit être inscrit.

Page du profil d’un stage

Statut du stage

Lorsque vous cliquez sur le numéro HCR d’un stage ou après avoir créé votre stage, vous serez dirigé vers la page de profil du stage. Les informations suivantes s’afficheront dans le haut de la page :

Vous pouvez voir le numéro du stage indiqué par la flèche rouge sur la gauche et le statut indiqué dans la case rouge sur la droite. Vous devez sélectionner une option dans la liste déroulante pour changer le statut de votre stage.

Les statuts suivants sont disponibles :

Brouillon : Le stage est une ébauche et aucun participant ne pourra s’inscrire.

Visible au public : Le stage est visible, mais elle n’est pas encore ouverte pour les inscriptions.

Inscription ouverte : Le stage est ouvert à tous les participants de votre organisme seulement.

Fermé : Le stage n’est plus disponible et il est fermé.

Privé : Le stage est privé et les participants doivent avoir le lien pour s’inscrire. Il n’apparaîtra pas sur la page publique de l’organisation.

Annulé : Le stage a été annulé par l’organisme.

Lien du stage

Dans le haut de la page du profil de stage, deux icônes vous permettent d’accéder au lien de votre stage.

Vous permet d’ouvrir le lien public de votre stage

Vous permet de copier le lien public de votre stage afin de l’ajouter sur vos différents réseaux sociaux.

Bouton Action

Le bouton Action dans le haut de la page de profil de votre stage vous permet les actions suivantes :

• Voir comme invité

  • Cette option permet de visualiser votre stage avec la même vue que vos utilisateurs.

• Dupliquer

  • Cette option vous permet de dupliquer votre stage ou les participants inscrits à ce stage. Pour plus d’informations, consulter la documentation Dupliquer un stage ou des participants d’un stage.

• Paramètres avancés

  • Cette option vous permet d’ajuster les paramètres de visibilité et de sélectionner les organisations qui pourront participer à votre stage.

    • Visibilité : vous pouvez définir le statut de votre stage afin qu’il soit mis à jour à une date et une heure de votre choix en cliquant sur +Ajouter un changement de statut.

    • Organisations : sélectionnez les organisations qui peuvent avoir accès à votre stage en cliquant sur Voir l’arbre.

• Synchroniser les progrès

  • Cette option vous permet de faire la mise à jour manuellement des résultats de tous les participants, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

• Supprimer

  • Pour supprimer un stage, aucun participant ne doit être inscrit.

Onglets dans le stage

Trois onglets sont disponibles dans votre stage :

• Vue d’ensemble

• Participants

• Liste d’attente

Onglet Vue d’ensemble

Cet onglet contient les informations complétées des cinq sections lors de la création de votre stage. Vous pouvez toujours modifier les informations de votre stage en cliquant sur Modifer dans le coin supérieur droit de chaque section. Cependant, si vous apportez des modifications au stage après avoir reçu des inscriptions, vous devrez corriger manuellement leurs inscriptions de vos participants.

Onglet Participants

Lorsque votre stage est ouvert aux inscriptions, les participants inscrits seront affichés sous l’onglet Participants.

Pour plus de détails sur cet onglet, consulter la documentation Onglet détaillée des participants.

Onglet Liste d’attente

Si vous avez ajouté une liste d’attente lors de la création de votre stage, les participants qui se seront inscrits dans la liste d’attente s’afficheront dans cet onglet.

Consulter la documentation Création de stage - Participants pour plus de détails sur l’ajout d’une liste d’attente dans l’inscription de votre stage.

Si une place se libère, vous n’avez qu’à cliquer sur le participant afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquer sur le bouton Action et sélectionner Ajouter comme participant.

Le participant recevra un courriel l’avisant qu’une place s’est libérée et qu’il peut s’inscrire dans le stage. Un lien sera disponible afin que le participant puisse finaliser et payer son inscription dans Mon Compte.

Le statut du participant changera à En attente du client et lorsque le membre finalisera son inscription, le statut sera modifié pour Converti.

Si toutefois, aucune place ne se libère, vous n’avez qu’à cliquer sur le participant afin d’ouvrir le panneau latéral droit, cliquez sur le bouton Action, ensuite sur Annuler. Le système vous demandera la raison du refus afin que le participant soit avisé par courriel.

Si une place se libère après avoir refusé un membre, vous avez toujours la possibilité de réinitialiser son statut en cliquant sur le bouton Action et ensuite sur Réinitialiser le statut, vous permettant de l’ajouter comme participant.

Onglets détaillés des participants

Filtres des participants

Vous pouvez faire une recherche des participants en utilisant les filtres disponibles dans l’onglet Participants. Vous pouvez filtrer selon les critères de recherches suivants :

• Participants non confirmés seulement

• Participations annulées seulement

• Statut de paiement

  • Payé

  • Impayé

• Statut de participation

  • Assisté

  • Pas assisté

• Statut de passage

  • Passé

  • Échoué

Recherche de participants

Vous pouvez utiliser la case Recherche afin de trouver un participant précis inscrit dans ce stage.

Imprimer la liste des participants

Afin d’obtenir une liste Excel des participants à votre stage, cliquez sur la flèche de téléchargement à droite de +Ajouter et sélectionner le rapport en Excel ou en CSV.

Panneau latéral participant

En cliquant sur la ligne d’un des participants, un panneau latéral s’affichera avec les informations du participant dans ce stage. Vous y trouverez les trois onglets suivants :

• Détails

• Membre

• Questionnaire

Onglet Détails

Dans l’onglet Détails, les informations concernant la présence et la réussite du participant peuvent être modifiées à l’aide du crayon. Vous y trouverez aussi les progrès du participant (s’il s’agit d’un stage utilisant un fournisseur externe), la date de l’inscription du participant et les informations de paiement.

Onglet Membre

Cet onglet affichera certaines informations sur le membre provenant de son profil.

• Identité de genre

• Date de naissance et âge

• Langue maternelle

• Langue seconde

• Organisation

• Branche

• Contact du membre

Onglet Questionnaire

Si un questionnaire a été créé pour votre stage les réponses aux questionnaires s’afficheront dans cet onglet.

Bouton Action dans le participant

Le bouton Action du panneau latéral d’un participant vous permet les actions suivantes :

Certifier un participant

Selon vos rôles et permissions, vous avez l’option de certifier la qualification d’un membre.

Appliquer un paiement

Si le participant n’a pas payé en ligne, vous pouvez appliquer le paiement du stage en cliquant sur Appliquer un paiement.

Une fenêtre contextuelle s’ouvrira où vous devez inscrire la date du paiement, la méthode de paiement, le montant payé et une note interne (facultatif).

Vous devez obligatoirement sélectionner une méthode de paiement manuelle parmi celles-ci :

• Chèque

• Comptant

• Virement Interac manuelle

• Paiement externe (paiement provenant d’un terminal externe)

• Crédit hors ligne (peut être appliqué sur les versements à venir)

• Crédit du membre (appliquer un crédit existant dans le dossier du participant)

Une fois les informations saisies, cliquez sur Confirmer.

Rembourser

Vous pouvez rembourser le montant payé par le participant si celui-ci se désiste de la formation ou pour toutes autres raisons. Pour ce faire, cliquez sur Rembourser et dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvrira complété les champs requis :

• Montant du remboursement

  • Le montant maximum du remboursement possible sera indiqué en bleu

  • Vous pouvez rembourser moins que le montant payé si vous souhaitez garder des frais.

• Méthode de paiement

• Note interne (visible pour les administrateurs seulement) — Facultatif

• Note externe (visible au client) — Facultatif

Une fois les informations saisies, cliquez sur Confirmer.

Le système vous demandera si vous souhaitez annuler le participant lié à cette transaction, si oui cliquer sur Annuler le participant.

Si vous cliquez sur Annuler le participant, une autre fenêtre s’ouvrira qui vous permettra d’annuler la participation de ce membre à ce stage. Indiquer la raison et cliquer sur Soumettre.

Vous pouvez envoyer une confirmation de l’annulation du stage au membre en cliquant sur Envoyer un message dans la dernière fenêtre du remboursement.

Créditer la facture

Si un membre ne participe pas à votre stage et qu’il n’a pas payé la formation. S’il reste un solde à payer à un participant et que vous souhaitez lui créditer le solde. Vous n’avez qu’à cliquer sur Créditer la facture.

Vous avez la possibilité d’ajouter une note interne (visible pour les administrateurs seulement) et une note externe (visible au client)

Synchroniser les progrès

Cette option vous permet de faire la mise à jour manuellement des résultats du participant sélectionné, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

Annuler le participant

Pour annuler la participation d’un membre à votre stage, cliquez sur Annuler le participant, inscrivez la raison de l’annulation et cliquez sur Soumettre.

Vous pouvez envoyer une confirmation de l’annulation du stage au membre en cliquant sur Envoyer un message dans la dernière fenêtre du remboursement.

La participation du membre annulée sera affichée dans le panneau latéral de celui-ci. De plus, le membre sera rayé dans la liste des participants au stage.

Transférer de stage

Si un participant s’est inscrit dans le mauvais stage, vous pouvez transférer son inscription dans un autre stage. Cliquez sur Transférer de stage.

Le message d’avertissement suivant s’affichera. Veuillez noter qu’une fois que vous avez lancé ce processus, vous ne pouvez pas l’annuler ou fermer la fenêtre.

Cliquez sur Suivant.

La liste de stages disponibles s’affichera, sélectionnez le stage dans lequel vous souhaitez transférer le participant. Vous pouvez simplifier votre recherche en filtrant la catégorie et la qualification du stage.

Cliquez sur Sélectionner.

Une fenêtre indiquant la date et l’heure d’inscription s’affichera, cliquer sur Suivant.

Un message vous confirmant que le transfert a été fait avec succès s’affichera et le membre sera automatiquement transféré de stage.

Renvoyer la facture

En cliquant sur Renvoyer la facture, la facture sera envoyée à l’adresse courriel du participant

Renvoyer la facture avec reçu

En cliquant sur Renvoyer la facture avec reçu, la facture et le reçu seront envoyés à l’adresse courriel du participant

Envoyer un message

Cette option vous permet d’envoyer un message aux participants de votre stage. Consulter la documentation sur les Communications - Menu Stage afin d’avoir plus d’informations.

Ouvrir dans l’aperçu rapide

Cette option vous permet d’ouvrir le profil du participant inscrit sans quitter la page de profil du stage.

Sélection des participants

En cochant tous les participants à droite de leurs noms, un panneau latéral s’ouvrira à droite. En cliquant sur le bouton Action, vous avez la possibilité de faire plusieurs actions en lot pour tous les membres sélectionnés.

• Mettre à jour les présences

  • Cette option vous permet d’indiquer la présence de tous les participants sélectionnés

• Mettre à jour les résultats

  • Cette option vous permet d’indiquer le résultat pour tous les participants sélectionnés

• Synchroniser les progrès

  • Cette option permet de faire la mise à jour manuellement des progrès pour les participants sélectionnés, et ce pour un stage utilisant un fournisseur externe tel que Moodle et dont une note de passage a été ajoutée.

• Annuler les participants en lot

  • Cette option vous permet d’annuler la participation à un stage pour tous les participants sélectionnés

• Renvoyer les factures à tous les participants

  • Cette option vous permet de renvoyer la facture à tous les participants sélectionnés

• Renvoyer les factures avec reçus à tous

  • Cette option vous permet de renvoyer la facture et le reçu à tous les participants sélectionnés

• Envoyer un message à tous

  • Cette option vous permet d’envoyer un message à tous les participants sélectionnés

• Ouvrir dans l’aperçu rapide le profil de tous les membres

  • Cette option vous permet d’ouvrir le profil de chaque participant sélectionné sans quitter la page de profil du stage